Pourquoi l'engagement des fournisseurs est-il important ? : 3e partie

Définir des délais précis pour favoriser la participation des fournisseurs et améliorer la qualité des données

Points clés de l'article : 

• Des délais clairs permettent d'améliorer les taux de réalisation et de vérification des évaluations
• Une communication précoce permet d'éviter les escalades de dernière minute et les problèmes liés à la qualité des données
• Les cycles basés sur des jalons donnent de meilleurs résultats que les approches à échéance unique
• Une communication régulière renforce la coordination avec les fournisseurs et le partenariat
• L'analyse des données du cycle précédent permet d'améliorer le taux de participation d'une année sur l'autre

Cet article fait partie de la série de billets de blog « Optimiser l'engagement des fournisseurs » Worldly, qui explore les stratégies éprouvées utilisées par les marques et les détaillants pour renforcer leurs relations avec leurs fournisseurs et améliorer données primaires et d'utiliser les données de développement durable pour générer des améliorations à grande échelle. 

Des calendriers structurés permettent de traduire l'engagement des fournisseurs en résultats mesurables

Dans les parties 1 et 2 de cette série, nous avons examiné pourquoi l'engagement des fournisseurs constitue le fondement de données fiables en matière de développement durable, et pourquoi il est essentiel de disposer de listes d'installations complètes et structurées pour renforcer efficacement cet engagement.

Une fois que vous avez identifié les structures et les interlocuteurs appropriés, l'étape suivante pour établir une relation fructueuse avec vos fournisseurs consiste à communiquer clairement vos attentes et les délais associés. Le fait de procéder ainsi de manière régulière (et non pas de façon ponctuelle) permet de renforcer les relations, d'améliorer les taux de réussite, d'obtenir des données primaires vérifiées plus précises, de faciliter le processus de vérification et de réduire les escalades de dernière minute.

Cela rend ainsi vos évaluations et vos programmes en matière de développement durable plus utiles, tant pour vous que pour vos fournisseurs, car de meilleurs résultats se traduisent par un meilleur retour sur investissement pour le temps que chacun consacre à la collecte de données primaires sur la chaîne d'approvisionnement.  

Pourquoi les délais ont une incidence directe sur la participation et la qualité des données

Vos fournisseurs évoluent dans des environnements complexes. Ils doivent gérer simultanément les objectifs de production, les audits, le contrôle qualité, la gestion des salaires, l'approvisionnement en énergie et les exigences de multiples marques. Et cela, sans compter les demandes et les exigences liées aux évaluations de durabilité. 

Lorsque les marques ne parviennent pas à définir clairement les attentes et les délais, les fournisseurs sont réduits à deviner :

• Quand le cycle d'évaluation commence-t-il officiellement ?
• Qu'est-ce que la période d'examen interne ?
• Quand la publication est-elle prévue ?
• Quelles sont les incitations à participer, ou les conséquences en cas de non-participation ? 

Ce genre de questions, parmi d'autres, engendre une incertitude susceptible d'entraîner des retards, des soumissions bâclées, une perte de précision et, au final, des résultats loin d'être optimaux pour une priorité cruciale pour votre entreprise telle que l'évaluation de vos données logistiques.

En fixant et en communiquant à l'avance des délais clairs, vous évitez ces points de friction pour vos partenaires fournisseurs. Ils peuvent ainsi : 

• Prévoir à l'avance les ressources internes
• Collectez les données de manière progressive et proactive plutôt que réactive
• Assurer la coordination entre les services
• Préparez-vous à répondre aux exigences en matière de vérification
• Évitez les goulots d'étranglement de dernière minute

Des calendriers structurés favorisent la prévisibilité, et non la pression. Cette prévisibilité améliore les taux de publication dans les délais et réduit les retards dans la vérification.

Commencez plus tôt que vous ne le pensez

Les données de Worldly que les programmes d'engagement des fournisseurs les plus performants communiquent systématiquement bien avant les échéances. Les grandes marques n'attendent pas que les évaluations soient lancées pour prendre contact avec leurs partenaires de la chaîne d'approvisionnement. Elles font part de leurs attentes bien à l'avance et laissent aux fournisseurs le temps de préparer leurs opérations, de poser des questions et de collaborer de manière constructive.

Les premières communications devraient inclure :

• Dates du prochain cycle d'évaluation
• Publication des attentes et des délais
• Exigences et calendrier en matière de vérification
• Changements par rapport au cycle précédent
• Ressources d'assistance disponibles

En vous y prenant à l'avance, vous montrez clairement que votre entreprise accorde la priorité aux efforts de collecte de données que vous demandez à vos fournisseurs d'effectuer. En leur accordant un délai suffisant, vous faites également preuve de respect envers vos fournisseurs, car vous comprenez qu'ils doivent jongler avec de nombreuses priorités et vous reconnaissez que vous ne vous attendez pas à ce qu'ils laissent tout le reste de côté pour répondre à une demande de dernière minute. 

Pourquoi les calendriers basés sur des étapes clés améliorent les taux de réalisation et de vérification

Une date butoir unique peut sembler insurmontable pour les établissements qui doivent jongler avec des priorités contradictoires dans des délais serrés. Elle peut également passer inaperçue dans le tourbillon des activités et entraîner une course effrénée de dernière minute. Les marques et les détaillants qui affichent les meilleurs taux de réalisation et de vérification des évaluations divisent le cycle d'évaluation global en étapes plus courtes, telles que : 

• Lancement et coup d'envoi de l'évaluation
• Bilan à mi-parcours
• Période de révision interne de la marque
• Date limite de soumission
• Fenêtre de vérification

Les étapes clés permettent de définir des points de contrôle gérables plutôt qu'une ligne d'arrivée qui peut sembler insurmontable. Cela donne aux marques la possibilité d'identifier et d'accompagner les établissements qui pourraient avoir des questions ou avoir besoin d'un soutien supplémentaire tout au long du processus.

Communiquez régulièrement et de manière cohérente

Un simple e-mail ne constitue pas une stratégie de communication.

Les fournisseurs indiquent que les meilleurs partenaires de marque veillent à ce que les canaux de communication restent ouverts et assurent une communication régulière avant, pendant et après chaque cycle d'évaluation. 

Parmi les points de contact courants, on peut citer :

• Annonce initiale du lancement
• Rappels programmés liés à des étapes clés
• Suivis spécifiques à chaque segment
• Points d'avancement
• Des procédures d'escalade claires, si nécessaire

Une communication régulière permet de réaffirmer les attentes sans créer de sentiment d'urgence inutile.

Cela favorise également la collaboration. Les fournisseurs comprennent que leur participation est une priorité pour leurs clients et que la réussite du projet est un objectif commun, et non une simple formalité administrative.

Adapter les calendriers aux réalités opérationnelles et régionales

Pour être efficaces, les calendriers doivent refléter les conditions d'exploitation réelles, et non des scénarios idéaux.

Parmi les bonnes pratiques, on peut citer :

• Si une vérification s'avère nécessaire, accordez suffisamment de temps aux fournisseurs pour qu'ils puissent se coordonner avec les organismes de vérification.
• Veillez à ce que vos exigences en matière d'évaluation n'entrent pas en conflit avec les autres priorités commerciales de vos fournisseurs, qui émanent de différents services de votre organisation.
• Si vos fournisseurs opèrent dans plusieurs régions ou en plusieurs langues, veillez à ce que les délais tiennent compte de cette complexité, en prenant en considération, par exemple, les jours fériés régionaux.

Les programmes qui ne tiennent pas compte de ces réalités – et d'autres encore – créent des obstacles qui pourraient être évités pour les fournisseurs.

Utilisez les données antérieures pour affiner votre approche chaque année

Vos cycles d'évaluation précédents constituent votre meilleure source d'informations pour planifier l'avenir. Analyser le déroulement des opérations peut, et doit, vous aider à définir votre stratégie pour la prochaine fois. Chaque année, les marques et les détaillants les plus performants Worldlypassent en revue : 

• Lorsque la plupart des établissements ont publié et validé leurs évaluations
• Quelles questions ou sections ont suscité le plus de questions ou de demandes de formation et d'éclaircissements ?
• Lorsqu'il y a eu des retards, en particulier s'il s'agissait d'un phénomène récurrent dans l'ensemble des établissements
• Quels segments de fournisseurs ont nécessité des relances répétées ?
• Si des goulots d'étranglement sont survenus lors de la vérification, et si oui, quand et où

Les organisations qui s'appuient sur ces informations pour adapter leurs calendriers, la fréquence de leurs communications et la structure de leurs étapes clés constatent, d'une année sur l'autre, une amélioration de l'engagement de leurs fournisseurs et des taux de réponse aux évaluations. 

Des délais clairs profitent aux marques et aux fournisseurs

Lorsque les marques mettent en place des calendriers structurés qui s'appuient sur des bonnes pratiques éprouvées, tout le monde y gagne, tant elles-mêmes que leurs partenaires de la chaîne d'approvisionnement.  

De meilleurs taux de réalisation aident les marques à mesurer et à atteindre leurs objectifs, tandis que les fournisseurs participants reçoivent des données vérifiables dont ils sont propriétaires et qu'ils peuvent partager avec autant de clients de la marque qu'ils le souhaitent. 

La publication précise et ponctuelle des évaluations permet aux marques de rendre compte de leurs performances de l'année précédente, tandis que les fournisseurs peuvent bénéficier de leur participation au programme d'incitation de la marque ou obtenir une plus grande reconnaissance au sein du secteur, voire des avantages tels que des conditions de financement préférentielles. 

Les marques et les fournisseurs deviennent de plus en plus synchronisés et alignés sur des priorités et des objectifs communs en matière de développement durable et les objectifs communs en matière de développement durable, ce qui favorise les investissements et les partenariats à long terme. 

En fin de compte, des délais clairs, réalistes et bien communiqués réduisent l'ambiguïté dans le processus de collecte des données de la chaîne d'approvisionnement, ce que les fournisseurs apprécient.

Poursuivez votre lecture pour découvrir des stratégies concrètes visant à renforcer l'engagement et la participation des fournisseurs 

Dans cette série, nous allons examiner en détail chacune des cinq stratégies mises en œuvre par les marques et les détaillants les plus performants pour obtenir des résultats — et améliorer leurs relations avec leurs fournisseurs — grâce à une collaboration efficace avec leurs partenaires de la chaîne d'approvisionnement. 

1. Établir des listes complètes d'établissements avec les principaux segments de contacts
2. Fixer des délais précis 
3. Formez vos parties prenantes internes
4. Améliorez les méthodes de communication au sein de votre établissement
5. Mettre en place des programmes stratégiques d'amélioration de la performance

Si vous ne souhaitez pas attendre le prochain article pour en savoir plus, téléchargez le guide complet Optimisez l'engagement des fournisseurs : 5 méthodes éprouvées pour améliorer la collecte de données primaires à grande échelle dans lequel nous expliquons comment les grandes marques combinent ces pratiques pour obtenir des taux de participation plus élevés et de meilleurs résultats année après année.

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