5 rủi ro kinh doanh của việc quản lý tuân thủ nhà cung cấp thủ công

Những điểm chính của bài viết:

• Quản lý tuân thủ thủ công tạo ra những rủi ro pháp lý và quy định ngày càng khó bảo vệ theo các khuôn khổ như Chỉ thị về thẩm định tính bền vững của doanh nghiệp (CSDDD) của EU — đặc biệt là khi không có dấu vết kiểm toán có thể truy xuất.
• Các hệ thống rời rạc và phương pháp chấm điểm không nhất quán tạo ra những lỗ hổng nghiêm trọng, và các nhà cung cấp không được bao phủ bởi các khuôn khổ đánh giá tiêu chuẩn đại diện cho rủi ro không được giám sát, tích lũy theo thời gian.
• Các kế hoạch hành động khắc phục (CAP) được theo dõi trong bảng tính và email thường xuyên bị trì hoãn, dẫn đến việc các vi phạm đã được xác định không được giải quyết, các vi phạm lặp lại không được xử lý và tiến trình khắc phục không được ghi nhận.
• Việc giám sát không nhất quán và trì hoãn khắc phục làm tăng nguy cơ bị các tổ chức phi chính phủ giám sát, truyền thông chú ý và làm mất lòng tin của người tiêu dùng và nhà bán lẻ.
• Các chương trình tuân thủ trách nhiệm xã hội được xây dựng dựa trên quy trình làm việc thủ công không thể mở rộng quy mô—các nhóm sẽ trở thành nút thắt cổ chai khi chuỗi cung ứng phát triển và các yêu cầu pháp lý gia tăng.

Hầu hết các nhóm tuân thủ không gặp khó khăn vì thiếu chuyên môn hay sự tận tâm. Mà là vì các hệ thống họ dựa vào chưa bao giờ được thiết kế để đáp ứng quy mô, độ phức tạp hoặc sự giám sát chặt chẽ của cơ quan quản lý mà họ đang phải đối mặt hiện nay.

Một chương trình tuân thủ nhà cung cấp điển hình có thể lưu trữ dữ liệu kiểm toán trong một hệ thống, kế hoạch hành động khắc phục (CAP) trong một bảng tính và việc đối chiếu với Bộ Quy tắc Ứng xử (CoC) của công ty trong một bảng tính khác—hoặc một thư mục đã không được cập nhật trong hai năm. Khi ban lãnh đạo công ty, cơ quan quản lý hoặc kiểm toán viên đặt ra một câu hỏi khó, các nhóm sẽ phải vội vàng tìm cách đưa ra câu trả lời đáng tin cậy từ dữ liệu chưa bao giờ được kết nối với nhau.

Sự vội vã đó dẫn đến những hậu quả. Những rủi ro mà việc quản lý tuân thủ thủ công tạo ra là có thật, ngày càng trầm trọng và tốn kém—đối với các chương trình tuân thủ, đối với thương hiệu của bạn, và đối với người lao động và cộng đồng mà các chương trình đó nhằm mục đích bảo vệ.

Nhưng những rủi ro này không phải lúc nào cũng được biết đến hoặc rõ ràng. Chúng rất dễ bị bỏ qua, đặc biệt đối với các nhóm tuân thủ trách nhiệm xã hội hiện nay, những người đang phải xử lý nhiều ưu tiên (thường là mâu thuẫn) với nguồn lực hạn chế. 

Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu về năm rủi ro kinh doanh thực tế có thể tiềm ẩn trong chương trình tuân thủ nhà cung cấp thủ công của bạn, và cần được bạn chú ý ngay lập tức. 

1. Việc tuân thủ thủ công tạo ra rủi ro về mặt pháp lý và quy định.

Môi trường pháp lý về tuân thủ chuỗi cung ứng không còn chỉ là lý thuyết. Các quy định như Đạo luật thẩm định chuỗi cung ứng của Đức (SCDDA), Chỉ thị thẩm định tính bền vững của doanh nghiệp thuộc EU (CSDDD) và Đạo luật ngăn chặn lao động cưỡng bức người Duy Ngô Nhĩ của Mỹ (UFLPA) – chỉ là một vài ví dụ – yêu cầu các công ty phải xác định, ngăn chặn và giải quyết các tác động bất lợi đến nhân quyền và môi trường trên toàn bộ chuỗi giá trị toàn cầu của họ – và phải chứng minh điều đó bằng bằng chứng có cấu trúc và có thể truy vết. Các quốc gia khác cũng đang tiến theo hướng tương tự.

Việc quản lý tuân thủ thủ công gặp khó khăn trong việc đáp ứng tiêu chuẩn này. Khi có các phát hiện kiểm toán nhưng việc đối chiếu với Bộ Quy tắc ứng xử của thương hiệu được thực hiện thủ công, cách hiểu sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng người, khu vực hoặc khuôn khổ. Khi các kế hoạch hành động khắc phục chỉ nằm trong bảng tính và email, sẽ không có bằng chứng kiểm toán đáng tin cậy—chỉ có một tập tin có thể phản ánh hoặc không phản ánh những gì thực sự đã xảy ra. Khi các thương hiệu sử dụng nhiều khuôn khổ đánh giá khác nhau mà không có phương pháp phân loại và chấm điểm chuẩn hóa, việc chứng minh sự cẩn trọng nhất quán giữa các cơ sở trở nên gần như bất khả thi.

Hậu quả rất rõ ràng. Các công ty không thể chứng minh được hành động có cấu trúc và có thể truy vết đối với các vi phạm đã được xác định sẽ phải đối mặt với tiền phạt, lệnh trừng phạt hoặc bị chặn nhập khẩu theo các quy định mới. Quan trọng hơn, rủi ro pháp lý sẽ phát sinh nếu một vấn đề được đưa ra và tổ chức không thể chứng minh được hồ sơ phản hồi rõ ràng.

Việc chuẩn bị tuân thủ quy định đòi hỏi nhiều hơn là chỉ những ý định tốt đẹp. Nó đòi hỏi một chương trình tuân thủ xã hội trong đó các phát hiện, phân loại, hành động khắc phục và kết quả được kết nối với nhau—và mối liên hệ đó có thể được kiểm toán viên hoặc cơ quan quản lý bên ngoài nhanh chóng xác minh.

2. Việc tuân thủ thủ công tạo ra những rủi ro tiềm ẩn trong chuỗi cung ứng của bạn

Việc thực hiện kiểm tra tuân thủ chuỗi cung ứng thủ công khiến doanh nghiệp đối mặt với rủi ro từ sai sót của con người, sơ suất và thiếu nhất quán. Trừ khi sử dụng một khung đánh giá tiêu chuẩn hóa, kết quả có thể được chấm điểm không nhất quán và các nhà máy có thể nhận được các mức độ nghiêm trọng khác nhau cho cùng một câu hỏi. Nếu không có phương pháp chấm điểm tiêu chuẩn hóa trên tất cả các loại đánh giá, các nhóm không thể so sánh các cơ sở trên cơ sở bình đẳng, xác định nhà cung cấp nào cần được chú ý ngay lập tức hoặc chứng minh rằng việc phân loại rủi ro của họ là có hệ thống.

Những vi phạm nghiêm trọng không được phát hiện không phải vì các nhóm thiếu chú ý, mà vì cơ sở hạ tầng không được xây dựng để phát hiện chúng một cách nhất quán. Điểm mù thường là vấn đề của hệ thống chứ không phải của con người, và việc quản lý tuân thủ thủ công tạo ra và duy trì chúng. Hơn nữa, nhiều lỗ hổng tuân thủ không được nhìn thấy cho đến khi có sự cố xảy ra. Rốt cuộc, bạn không biết những gì bạn không biết. Nếu không có quản lý tuân thủ tiêu chuẩn hóa và toàn diện, các nhóm không thể chủ động giải quyết các vi phạm tuân thủ tiềm ẩn trước khi chúng gây ra thiệt hại thực sự về pháp lý, tài chính hoặc uy tín.  

3. Việc tuân thủ thủ công dẫn đến việc bỏ sót hoặc không giải quyết được các vấn đề. 

Trong tất cả các rủi ro mà việc quản lý tuân thủ thủ công tạo ra, đây có thể là rủi ro nghiêm trọng nhất. Nếu nhóm của bạn xác định được các trường hợp không tuân thủ và đưa ra kế hoạch hành động khắc phục, nhưng không giải quyết thành công vấn đề đã biết, bạn sẽ có một lỗ hổng lớn trong quy trình quản lý tuân thủ của mình—và có nguy cơ phải chịu trách nhiệm pháp lý. 

Các kế hoạch hành động khắc phục được theo dõi bằng bảng tính và email không có cơ chế thực thi hoặc trách nhiệm giải trình nào được tích hợp sẵn. Thời hạn có thể dễ dàng bị bỏ lỡ, và việc theo dõi dựa vào các hành động riêng lẻ thay vì quy trình làm việc có cấu trúc. Nhà cung cấp nhận được hướng dẫn không nhất quán—hoặc hoàn toàn không có hướng dẫn nào. Nếu không có sự giám sát tập trung về tiến độ khắc phục, các kế hoạch hành động khắc phục quá hạn sẽ tích lũy, các phát hiện lặp lại không được giải quyết và tình trạng không tuân thủ mãn tính trở nên bình thường hóa.

Đây không chỉ là vấn đề vận hành: Đó là một trách nhiệm pháp lý và uy tín rất nghiêm trọng. Các cơ quan quản lý, các tổ chức phi chính phủ và giới truyền thông đều xem xét cả những vấn đề mà doanh nghiệp bạn xác định và những hành động bạn thực hiện để khắc phục chúng. Một sự không tuân thủ đã được xác định, phân công và để trì hoãn sẽ khó bào chữa hơn một sự không tuân thủ chưa từng xuất hiện ngay từ đầu. Sự tồn tại của một kế hoạch hành động khắc phục mà không có sự theo dõi được ghi lại hoặc không có giải pháp sẽ khiến chương trình tuân thủ của bạn trông kém hiệu quả, hoặc thậm chí tệ hơn. 

Khắc phục hiệu quả không chỉ đơn thuần là ghi lại những gì cần thay đổi. Nó đòi hỏi một cấu trúc quản trị thiết lập quyền sở hữu rõ ràng, thời hạn xác định, quy tắc leo thang và kết luận dựa trên bằng chứng—để một kế hoạch hành động khắc phục đã hoàn thành phản ánh sự cải thiện khách quan, chứ không phải là sự hoàn thành được báo cáo chủ quan.

4. Việc tuân thủ thủ công góp phần gây ra rủi ro về uy tín và thương hiệu.

Uy tín thương hiệu của bạn không chỉ được định hình bởi những cam kết bạn đưa ra mà còn bởi thực tế hoạt động. Những lời hứa về chuỗi cung ứng đạo đức chẳng có ý nghĩa gì khi khách hàng, cổ đông hoặc công chúng phát hiện ra những hoạt động không đáp ứng được tiêu chuẩn của bạn (hoặc của họ). Ngày nay, các tổ chức phi chính phủ, nhà báo và cơ quan quản lý hiệu quả hơn bao giờ hết trong việc xác định những khoảng cách giữa những gì các công ty nói và thực tế trong chuỗi cung ứng của họ. Và khi những khoảng cách đó liên quan đến các vi phạm đã được xác định nhưng chưa được giải quyết, hậu quả có thể rất nghiêm trọng—cả về tài chính và uy tín. 

Quản lý tuân thủ thủ công tạo ra chính xác những điều kiện dẫn đến rủi ro về uy tín. Việc giám sát không nhất quán giữa các nhà cung cấp có nghĩa là một số cơ sở được chú ý sát sao trong khi những cơ sở khác lại không được giám sát. Khả năng theo dõi quá trình khắc phục hạn chế có nghĩa là các vấn đề về lao động hoặc môi trường đã biết vẫn tồn tại rất lâu sau khi chúng được xác định. Và nếu không có hồ sơ hành động rõ ràng, có thể truy vết, sẽ không có phản hồi đáng tin cậy nào đối với sự giám sát từ bên ngoài. 

Niềm tin của người tiêu dùng, sự tự tin của nhà đầu tư và mối quan hệ chuỗi cung ứng giữa các thương hiệu, nhà bán lẻ, nhà cung cấp và cơ sở sản xuất đều gắn liền với uy tín của chương trình tuân thủ của bạn. Nếu một công ty không thể chứng minh rằng họ đã thực hiện các hành động có cấu trúc và kịp thời đối với các rủi ro đã được xác định, họ sẽ tự mở ra nguy cơ tổn hại danh tiếng vượt xa sự cố ban đầu.

5. Các chương trình tuân thủ thủ công không hiệu quả trên quy mô lớn.

Giống như hầu hết các quy trình thủ công và tốn nhiều công sức, các chương trình tuân thủ cũng có giới hạn về cấu trúc. Khi chuỗi cung ứng mở rộng bao gồm nhiều nhà cung cấp hơn, nhiều khu vực hơn, nhiều khung đánh giá hơn và nhiều yêu cầu pháp lý hơn, gánh nặng vận hành tăng lên theo cấp số nhân. Việc duy trì các phương pháp cũ đơn giản là không còn khả thi. 

Việc chuẩn hóa dữ liệu khung thủ công và lập bản đồ Quy tắc ứng xử thương hiệu tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra lỗi do con người. Việc theo dõi kế hoạch hành động khắc phục dựa trên bảng tính đòi hỏi bảo trì liên tục và không thể tạo ra báo cáo tiêu chuẩn hóa mà các nhóm pháp lý, tài chính và môi trường, xã hội và quản trị cần cho việc ra quyết định liên chức năng. Và khi độ phức tạp của quy định tăng lên, nỗ lực cần thiết để duy trì hệ thống thủ công luôn cập nhật sẽ tăng nhanh hơn khả năng đáp ứng của bất kỳ nhóm nào.

Điều này có tác động trực tiếp đến doanh thu. Một chương trình tuân thủ trách nhiệm xã hội không thể mở rộng quy mô cũng không thể hỗ trợ các mối quan hệ cung ứng mới, đáp ứng hiệu quả các nghĩa vụ pháp lý mới nổi hoặc cung cấp thông tin và sự linh hoạt về chuỗi cung ứng mà các nhóm tìm nguồn cung ứng cần để đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu. Việc tuân thủ trở thành rào cản đối với sự tăng trưởng kinh doanh thay vì là điều mà doanh nghiệp có thể đảm bảo được xử lý đúng cách bất kể quy mô của nó. 

Một cách tiếp cận tốt hơn đối với quản lý tuân thủ của nhà cung cấp 

Năm rủi ro này không tồn tại riêng lẻ: Chúng tích lũy dần, ngày càng khó quản lý hơn khi doanh nghiệp và chuỗi cung ứng phát triển.  

Các nhóm tuân thủ có khả năng hỗ trợ tăng trưởng kinh doanh có trách nhiệm mà không làm tăng rủi ro là những nhóm có cơ sở hạ tầng có thể mở rộng cùng với họ. Điều này có nghĩa là quy trình làm việc được tiêu chuẩn hóa, chấm điểm nhà cung cấp nhất quán và khả năng hiển thị dữ liệu tập trung. Và họ làm tất cả những điều này mà không tạo ra tắc nghẽn hoặc tăng nhân sự với tốc độ chóng mặt chỉ để theo kịp. 

Giải pháp Quản lý Tuân thủ Nhà cung cấp của Worldly được xây dựng để giải quyết thách thức này. Nó tập trung hóa các cuộc kiểm toán, phát hiện và khắc phục trên toàn bộ chuỗi cung ứng của bạn để giảm thiểu các quy trình rời rạc và gánh nặng giám sát thủ công. Được hỗ trợ bởi tự động hóa và trí tuệ nhân tạo, nó cung cấp những hiểu biết sâu sắc cho phép đưa ra quyết định chủ động đồng thời duy trì các nỗ lực tuân thủ được chuẩn hóa và đáng tin cậy. Kết quả là một phương pháp thông minh hơn, có khả năng mở rộng – giúp bạn xác định các vấn đề sớm hơn và luôn đi trước các rủi ro tiềm ẩn.

Khám phá cách thức Worldly Giải pháp Quản lý Tuân thủ Nhà cung cấp của chúng tôi giúp các nhóm quản lý việc tuân thủ của nhà cung cấp một cách nhất quán, nhanh chóng và tự tin hơn.

Hãy liên hệ với quản lý tài khoản Worldly của bạn ngay hôm nay, hoặc nhấp vào đây để yêu cầu bản demo.