Pourquoi l'engagement des fournisseurs est-il important ? : 4e partie

Formez vos parties prenantes internes pour favoriser la participation des fournisseurs

Points clés de l'article : 

• Les équipes internes qui comprennent les priorités en matière de développement durable sont des défenseurs et des partenaires plus efficaces auprès des fournisseurs
• Les acheteurs, les agents d'approvisionnement et les équipes régionales peuvent influencer directement les taux de participation des fournisseurs en liant les demandes d'évaluation aux avantages commerciaux pour ces derniers
• Une communication cohérente sur tous les points de contact internes facilite l'expérience des fournisseurs
• Des attentes clairement définies permettent aux équipes internes de répondre en toute confiance aux questions des fournisseurs

Cet article fait partie de la série de billets de blog « Optimiser l'engagement des fournisseurs » Worldly, qui explore les stratégies éprouvées utilisées par les marques et les détaillants pour renforcer leurs relations avec leurs fournisseurs et améliorer données primaires et d'utiliser les données de développement durable pour générer des améliorations à grande échelle. 

Lorsque les marques réfléchissent à l'engagement des fournisseurs, elles se concentrent souvent sur l'extérieur, c'est-à-dire sur les fournisseurs eux-mêmes. Or, l'un des indicateurs les plus fiables d'une relation solide entre une marque et ses fournisseurs réside dans ce qui se passe en interne au sein de la marque, avant même qu'un seul message ne soit envoyé aux partenaires de la chaîne d'approvisionnement.

Les équipes chargées de l'approvisionnement, les équipes d'achat et les unités commerciales régionales sont en interaction constante avec les fournisseurs. Lorsque ces équipes s'accordent sur les attentes en matière de développement durable et y accordent de l'importance, la participation des fournisseurs s'en trouve renforcée. En l'absence d'une telle cohérence, les signaux contradictoires ralentissent l'ensemble du processus.

Pourquoi la cohésion interne a une incidence directe sur les relations avec les fournisseurs

Votre équipe chargée du développement durable ne peut pas, à elle seule, susciter l'engagement des fournisseurs.

Les fournisseurs interagissent au quotidien avec leurs interlocuteurs : les acheteurs qui passent les commandes, les agents chargés de la gestion des relations, les responsables régionaux qui communiquent les exigences. Lorsque ces interlocuteurs accordent une priorité moindre aux évaluations en matière de développement durable — ou ne sont pas en mesure de répondre à des questions élémentaires sur l'importance des données relatives à l'impact social et environnemental —, les fournisseurs peuvent ne pas considérer la collecte de données sur la chaîne d'approvisionnement comme une priorité pour leur marque.

Lorsque les attentes en matière de développement durable sont communiquées de manière cohérente par les équipes chargées de l'approvisionnement, des achats et des ventes d'une marque, les fournisseurs sont bien plus enclins à s'engager et à donner la priorité à la réalisation d'évaluations d'impact. Les marques les plus performantes considèrent la cohésion interne comme une condition préalable à l'engagement externe, et non comme une simple formalité.

Qui doit figurer dans votre stratégie d'engagement interne ?

Les parties prenantes les plus influentes pour encourager la participation des fournisseurs sont généralement les suivantes :

• Les acheteurs et les équipes d'approvisionnement
• Équipes commerciales
• Agents d'approvisionnement et intermédiaires
• Unités commerciales régionales

Ces équipes peuvent faciliter les échanges avec les partenaires industriels sur l'importance de mener à bien évaluations sociales et environnementales— et elles peuvent répondre à des questions que les fournisseurs devraient autrement transmettre à un niveau supérieur ou laisser sans réponse.

Comme l'explique Lisa Ly, responsable principale du développement durable chez Dunelm : « Nous avons constaté que l'implication de nos équipes commerciales dans les discussions sur le développement durable avec nos fournisseurs a été la clé de notre succès. Cela a permis à nos partenaires fournisseurs de comprendre que le développement durable est au cœur de notre stratégie d'entreprise et constitue un élément essentiel de notre collaboration avec Dunelm. »

Cinq éléments indispensables pour que les équipes internes puissent promouvoir efficacement des pratiques responsables dans la chaîne d'approvisionnement

Donner les moyens d'agir aux parties prenantes internes ne se limite pas à envoyer un e-mail d'information au début du cycle d'évaluation. Les marques les plus performantes fournissent à leurs équipes :

Une approche de communication multicanal. Les équipes internes doivent comprendre l'intérêt de maintenir le contact avec les fournisseurs via plusieurs points de contact, et non pas se contenter d'un simple envoi massif d'e-mails. S'assurer que les acheteurs, les agents et les interlocuteurs régionaux sont prêts à participer à ces actions de communication renforce l'effort global d'engagement.

Modèles de communication prêts à l'emploi. Lorsque les équipes disposent de modèles pré-approuvés et de liens directs vers des ressources de formation et d'assistance, elles peuvent interagir avec les fournisseurs rapidement et de manière cohérente. La réduction des frictions dans le processus augmente considérablement les chances de suivi.

Des messages adaptés à chaque groupe de parties prenantes. Toutes les équipes internes n'interagissent pas de la même manière avec les fournisseurs. Adaptez le message à chaque groupe et expliquez clairement pourquoi les données primaires sont importantes — pour la marque, pour les fournisseurs et pour l'ensemble du secteur.

Une compréhension claire des attentes en matière de données. Les équipes internes répondent aux questions des fournisseurs. En permettant à vos collègues de bien comprendre quelles données sont collectées, comment elles seront utilisées et où les fournisseurs peuvent obtenir de l'aide, vous donnez à vos collaborateurs les moyens de répondre avec assurance et précision. 

Des exigences et des délais cohérents. Qu'une évaluation soit obligatoire ou simplement recommandée, chaque point de contact interne doit véhiculer le même message. Une communication incohérente — où une équipe signale l'urgence tandis qu'une autre fait preuve de souplesse — est source de confusion.

La cohérence entre les équipes permet de réduire les frictions avec les fournisseurs

L'une des principales causes d'échec dans la collaboration survient lorsque les équipes internes chargées de la marque envoient des messages contradictoires aux fournisseurs. Un fournisseur apprend par un interlocuteur qu'une évaluation est obligatoire, tandis qu'un autre laisse entendre qu'elle est facultative. Un interlocuteur fixe une date limite, tandis qu’un autre n’en fait jamais mention. Ce manque de cohérence ne se contente pas de frustrer les fournisseurs. Il sape la crédibilité de l’ensemble de votre programme. Les marques qui investissent dans la formation et la préparation en interne avant de lancer leur campagne de sensibilisation peuvent éviter de créer ces frictions. Les fournisseurs reçoivent alors un message clair et cohérent, et ils réagissent en conséquence.

L'alignement interne profite tant aux marques qu'aux fournisseurs

Lorsque les équipes internes sont bien coordonnées, les fournisseurs bénéficient d'un processus de collaboration plus fluide et plus respectueux. Ils reçoivent des informations cohérentes, des attentes claires, et ont la possibilité d'échanger avec les partenaires de la marque et de poser des questions. Cette clarté permet de réduire les délais d'exécution et d'améliorer la qualité des données.

Les marques en tirent également des avantages opérationnels directs : moins de cas renvoyés à un niveau supérieur, davantage de soumissions dans les délais, des relations plus solides avec les fournisseurs et une plus grande confiance dans les données primaires au niveau des sites, qui servent de base aux rapports et aux décisions relatives aux risques de la chaîne d'approvisionnement.

Mesures concrètes pour harmoniser vos équipes internes

• Identifiez les équipes internes qui entretiennent des relations directes avec les fournisseurs et intégrez-les dans la planification des évaluations de la chaîne d'approvisionnement.
• Élaborer des supports de formation adaptés à chaque partie prenante, expliquant l'importance des données primaires et le rôle de chaque équipe dans leur collecte.
• Fournissez des modèles prêts à l'emploi ainsi que des liens vers des ressources de formation et d'assistance afin que les équipes puissent se lancer sans avoir à créer du contenu à partir de zéro.
• Précisez les conditions d'évaluation — notamment si la participation est obligatoire — et veillez à ce que tous les points de contact internes transmettent le même message.
• Prévoyez une réunion de coordination avant chaque période d'évaluation afin d'harmoniser les calendriers, les attentes et les messages entre les équipes.

L'alignement interne n'est pas un projet ponctuel. Il s'agit d'une pratique permanente qui se renforce d'année en année, à mesure que les équipes se familiarisent avec le processus et que les fournisseurs gagnent en confiance dans le programme.

Poursuivez votre lecture pour découvrir des stratégies concrètes visant à renforcer l'engagement et la participation des fournisseurs 

Dans cette série, nous allons examiner en détail chacune des cinq stratégies mises en œuvre par les marques et les détaillants les plus performants pour obtenir des résultats — et améliorer leurs relations avec leurs fournisseurs — grâce à une collaboration efficace avec leurs partenaires de la chaîne d'approvisionnement. 

1. Établir des listes complètes d'établissements avec les principaux segments de contacts
2. Fixer des délais précis 
3. Formez vos parties prenantes internes
4. Améliorez les méthodes de communication au sein de votre établissement
5. Mettre en place des programmes stratégiques d'amélioration de la performance

Si vous ne souhaitez pas attendre le prochain article pour en savoir plus, téléchargez le guide complet Optimisez l'engagement des fournisseurs : 5 méthodes éprouvées pour améliorer la collecte de données primaires à grande échelle dans lequel nous expliquons comment les grandes marques combinent ces pratiques pour obtenir des taux de participation plus élevés et de meilleurs résultats année après année.

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