Điều chỉnh quy mô yêu cầu dữ liệu phù hợp: Cách yêu cầu nhà cung cấp cung cấp ít hơn nhưng lại nhận được nhiều hơn

Những điểm chính của bài viết: 

• Gánh nặng cho nhà cung cấp thường xuất phát từ những yêu cầu không phù hợp, chứ không phải do việc yêu cầu quá thường xuyên
• Có ba câu hỏi cần được xem xét để quyết định loại đánh giá nào bạn nên yêu cầu: điều bạn cần chứng minh, tình hình hiện tại của cơ sở, và mức độ chiến lược của nhà cung cấp
• Việc đặt quá nhiều yêu cầu lên một cơ sở nhỏ sẽ trước tiên làm suy giảm chất lượng dữ liệu, sau đó làm suy giảm mối quan hệ
• Việc chia sẻ các đánh giá giúp giảm chi phí và tránh trùng lặp cho các nhà cung cấp mỗi khi có một thương hiệu mới gia nhập mạng lưới
• Các thương hiệu tham gia trực tiếp tại hiện trường thông qua các khóa đào tạo chung và quá trình xác minh thực địa sẽ thu hút được sự tham gia cao hơn và thu thập được dữ liệu chất lượng hơn

Hầu hết các đội ngũ phụ trách phát triển bền vững, thu mua và tuân thủ đã đi đến kết luận về việc liệu họ có cần dữ liệu trực tiếp từ cơ sở sản xuất hay không. Các số liệu Phạm vi 3 dựa trên mức trung bình của ngành không thể đứng vững trước sự kiểm tra kỹ lưỡng cũng như không đủ cơ sở để hỗ trợ các quyết định. Cả các quy định mới ban hành lẫn quy tắc ứng xử nội bộ đều yêu cầu bằng chứng từ chính các cơ sở nơi sản phẩm thực sự được sản xuất. Việc giảm thiểu tác động đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về hiệu quả hoạt động của chuỗi cung ứng và những lĩnh vực có thể cải thiện.

Nhận thức được rằng việc thu thập dữ liệu chuỗi cung ứng là cần thiết, câu hỏi tiếp theo là nên yêu cầu thông tin đến mức độ nào và làm thế nào để các nhà cung cấp có thể đáp ứng được. Việc bao quát càng nhiều phần của chuỗi cung ứng càng tốt là yếu tố then chốt để đảm bảo việc đo lường, báo cáo, tuân thủ và đánh giá tác động một cách chính xác. Tuy nhiên, việc mở rộng phạm vi ra ngoài nhóm nhà cung cấp chiến lược cốt lõi có thể gây lo ngại rằng một yêu cầu dữ liệu thêm nữa sẽ làm gia tăng tình trạng “mệt mỏi do đánh giá” mà các nhà cung cấp vốn đã phải đối mặt.

Tuy nhiên, theo thông tin từ các nhà sản xuất, gánh nặng mà họ cảm nhận hiếm khi xuất phát từ việc một thương hiệu đơn thuần yêu cầu dữ liệu chuỗi cung ứng. Thay vào đó, nó xuất phát từ những yêu cầu không thống nhất và trùng lặp, vốn không thực sự phản ánh những gì thương hiệu cần hoặc những gì cơ sở sản xuất có thể đáp ứng một cách thực tế. Nó cũng xuất phát từ các cuộc đánh giá và kiểm toán riêng lẻ, mang tính độc quyền mà mỗi cơ sở sản xuất phải thực hiện theo yêu cầu cụ thể. 

Tin vui là vấn đề này có thể giải quyết được bằng cách điều chỉnh quy mô yêu cầu dữ liệu cho phù hợp, bao gồm cả việc chấp nhận các đánh giá tiêu chuẩn mà các cơ sở có thể chia sẻ chung giữa các khách hàng. Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu cách các khách hàng của Worldly đạt được thành công khi mở rộng các yêu cầu dữ liệu chính của họ sang các nhà cung cấp cấp 2 và cấp 3, cũng như các đối tác khác. 

Làm thế nào để bạn quyết định nên yêu cầu đánh giá nhà cung cấp nào?

Trước khi gửi yêu cầu cung cấp dữ liệu chuỗi cung ứng, hãy bắt đầu bằng ba câu hỏi sau đây. Bạn có thể sử dụng các câu trả lời này để phân loại và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chuỗi cung ứng của mình trước khi gửi yêu cầu đầu tiên.

Anh đang cố chứng minh điều gì vậy? 

Mức cơ sở tuân thủ định tính là một yêu cầu khác biệt so với việc theo dõi hiệu suất định lượng theo năm, và điều này lại khác với báo cáo hàng năm nhằm đáp ứng các yêu cầu về báo cáo hoặc kiểm toán. Tùy thuộc vào mục tiêu và chỉ tiêu của công ty bạn, các yêu cầu pháp lý, cũng như loại dữ liệu bạn cần thu thập trực tiếp từ từng cơ sở, bạn có thể cần yêu cầu nhà cung cấp hoàn thành một loại đánh giá hoặc bảng câu hỏi khác. 

Hiện nay cơ sở này nằm ở đâu? 

Một nhà cung cấp đã hoàn thành Chương trình Đánh giá Môi trường ( Higg Facility Environmental Module ) của Hiệp hội Năng lượng Tái tạo ( Cascale) (Higg FEM) trong vòng năm năm và hiện đã triển khai hệ thống đo lường năng lượng và nước sẽ ở một vị thế khác so với một nhà cung cấp mới gia nhập mạng lưới của quý vị mà chưa từng có kinh nghiệm đóng góp dữ liệu hay quản lý các yêu cầu về môi trường. Quý vị sẽ cần xem xét khoản đầu tư ban đầu về thời gian, băng thông và chi phí mà một cơ sở cần phải bỏ ra để tham gia vào yêu cầu thu thập dữ liệu của quý vị lần đầu tiên. 

Nhà cung cấp này có tầm quan trọng chiến lược đến mức nào? 

Một nhà cung cấp theo mùa hoặc một mối quan hệ hợp tác ngắn hạn nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất tăng đột biến hoàn toàn khác biệt so với một đối tác sản xuất lâu dài mà bạn muốn cùng phát triển năng lực sản xuất theo thời gian. Thời gian duy trì mối quan hệ, mức độ gắn kết cũng như tầm quan trọng của nhà cung cấp đối với chuỗi cung ứng tổng thể của bạn có thể giúp xác định mức độ yêu cầu nào là phù hợp. 

Loại đánh giá tác động môi trường nào phù hợp với từng nhà cung cấp?

Các câu trả lời của quý vị cho ba câu hỏi này sẽ chỉ ra các công cụ khác nhau trong Bộ công cụ Bền vững ( Higg Index), có sẵn tại Worldly. Chỉ số Bền vững ( Higg Facility Environmental Module ) (Higg FEM), do Cascale quản lý và điều hành, đồng thời được cung cấp thông qua nền tảng công nghệ toàn cầu của Worldly, là một trong những công cụ đánh giá môi trường toàn diện nhất hiện có. Chỉ số này bao quát các lĩnh vực năng lượng, phát thải khí nhà kính, nước, chất thải, nước thải và quản lý hóa chất, đồng thời cung cấp các số liệu hàng năm mà các đội sử dụng để lập báo cáo. Báo cáo Bền vững ( Higg FEM ) tổng kết lại kết quả hoạt động của năm trước.

Công cụ Quản lý Báo cáo Tác động Môi trường ( Facility Data Manager) (FDM) trên nền tảng Worldly cung cấp cái nhìn thường xuyên hơn về tác động môi trường. Công cụ này thu thập dữ liệu định lượng về quản lý năng lượng, nước và chất thải trong năm hiện tại cũng như trong từng giai đoạn của năm. Các cơ sở nhập dữ liệu hàng tháng và thường gửi báo cáo cho các thương hiệu hàng quý, nhờ đó bạn có thể phối hợp với nhà cung cấp để theo dõi hiệu suất hoạt động theo thời gian thực. Dữ liệu này sẽ được tổng hợp vào Báo cáo Tác động Môi trường ( Higg FEM ) vào cuối năm, giúp quá trình đánh giá hàng năm trở nên nhẹ nhàng và dễ dàng hơn đối với các cơ sở luôn cập nhật thông tin trên nền tảng FDM .

Một lựa chọn mới hơn, Mô-đun Hiệu suất Môi trường Cơ bản (FEP Module), bao quát các yếu tố thiết yếu phù hợp với ngành về hoạt động có trách nhiệm. Mô-đun mới này được phát triển bởi Tổ chức Hợp tác Toàn cầu về Môi trường ( Cascale ) phối hợp với 80 bên liên quan nhằm thiết lập một tiêu chuẩn cơ bản cho công tác quản lý môi trường tại các cơ sở. FEP bao gồm một tập hợp con các câu hỏi từ Bảng câu hỏi Đánh giá Môi trường ( Higg FEM ), không có thành phần định lượng. Mọi cơ sở hoàn thành Bảng câu hỏi Đánh giá Môi trường ( Higg FEM ) cũng sẽ hoàn thành đánh giá FEP; tuy nhiên, FEP có thể được sử dụng độc lập đối với các nhà cung cấp khi tiêu chuẩn cơ bản này thực sự là điều mà quý vị cần.

Các thương hiệu mong muốn xây dựng mối quan hệ hợp tác, cùng có lợi với các nhà cung cấp của mình. Họ có thể lo ngại rằng việc yêu cầu quá nhiều dữ liệu chuỗi cung ứng sẽ làm suy giảm thiện chí đó. Tuy nhiên, lý do thuyết phục nhất để điều chỉnh mức độ yêu cầu dữ liệu cho phù hợp không chỉ đơn thuần là để làm hài lòng tất cả các bên. Điều quan trọng nhất chính là tính toàn vẹn của dữ liệu mà bạn nhận được từ những yêu cầu đó. 

Ông Alaaddin Okur, Giám đốc tại Minerva Sustainability, đã hợp tác với Hiệp hội Công nghiệp Dệt may và May mặc ( Higg FEM ) từ năm 2015. Qua nhiều năm làm việc tại các nhà máy sản xuất và các tổ chức kiểm định, ông đã tận mắt chứng kiến cách thức mà năng lực của cơ sở sản xuất trở thành yếu tố hạn chế khiến chất lượng dữ liệu bị ảnh hưởng.

Một quy trình “ Higg FEM ” được thực hiện qua loa hoặc vội vàng sẽ không mang lại lợi ích cho ai cả. Các cơ sở phải mất hàng tuần hoặc hàng tháng để thu thập dữ liệu mà chính khách hàng của họ có thể không đủ cơ sở để bảo vệ. Các hoạt động thu thập dữ liệu có chất lượng thấp, được thực hiện vội vàng hoặc thiếu nguồn lực cũng không thể được sử dụng để báo cáo hoặc đưa ra các biện pháp ứng phó với những rủi ro thực sự trong chuỗi cung ứng. 

Một giải pháp thay thế cho việc này là yêu cầu các cơ sở này hoàn thành Mô-đun Hiệu suất Môi trường Cơ bản (Mô-đun FEP). 

Okur coi Mô-đun FEP là điểm khởi đầu dành cho các cơ sở mới tham gia Chương trình Hợp tác về Chất lượng ( Higg Index ) — “một hình thức khởi động”, như ông đã nói, mang lại lợi ích cho cả hai bên. Các cơ sở sẽ hiểu rõ những kỳ vọng của các thương hiệu đối với họ. Các thương hiệu cũng có được cái nhìn ban đầu về thực trạng của một nhà cung cấp mới. 

Từ đó, công cụ Quản lý Dòng khí thải ( Facility Data Manager) của Worldly(FDM) là bước tiếp theo tự nhiên dành cho các cơ sở quy mô nhỏ hơn, bởi nó bổ sung dữ liệu định lượng và tính toán khí nhà kính mà FEP không bao gồm. Khi một cơ sở đã có hệ thống theo dõi dữ liệu đó, việc thực hiện Đánh giá Toàn diện về Khí thải ( Higg FEM ) trở nên khả thi thay vì chỉ là mục tiêu xa vời. Các thương hiệu đã hợp tác với Worldly trong nhiều năm thường triển khai Đánh giá Toàn diện về Khí thải ( Higg FEM ) trên hàng nghìn cơ sở — hơn 21.000 cơ sở đã hoàn thành đánh giá “ Higg FEM 2025”.

Cách tiếp cận theo từng bước này, bắt đầu từ FEP ( FDM) rồi tiến tới mô hình đánh giá toàn diện ( Higg FEM), tuân theo khả năng thực tế của nhà cung cấp thay vì ép buộc họ. Các thương hiệu đã hợp tác với Worldly trong nhiều năm thường triển khai mô hình đánh giá toàn diện ( Higg FEM ) trên hàng nghìn cơ sở sản xuất — trong đó nhiều cơ sở cũng cung cấp dữ liệu về xã hội, lao động và hóa chất thông qua Worldly — nhưng họ không bắt đầu từ đó, và họ hiểu rõ những đặc thù riêng biệt của các cơ sở khác nhau trong chuỗi cung ứng của mình. 

Việc đánh giá chung giúp giảm thiểu các yêu cầu trùng lặp đối với nhà cung cấp như thế nào?

Việc chia sẻ đánh giá giúp giảm bớt công việc trùng lặp vì mỗi cơ sở chỉ cần hoàn thành và xác minh dữ liệu của mình một lần, sau đó lựa chọn các đối tác thương hiệu để chia sẻ dữ liệu đó. Các cơ sở là chủ sở hữu dữ liệu của mình và có quyền quyết định việc này. 

Okur giải thích lý do tại sao rất nhiều nỗ lực thu thập dữ liệu sơ cấp lại thất bại: Mỗi khách hàng của thương hiệu đều gửi yêu cầu riêng, thường trên các nền tảng khác nhau, mỗi yêu cầu lại có định dạng và thời hạn riêng. Khi số lượng yêu cầu trở nên quá lớn đến mức khó có thể đáp ứng, các nhà cung cấp sẽ nản lòng và khả năng hoàn thành bất kỳ cuộc đánh giá nào cũng giảm sút. 

Mặt khác, việc điều chỉnh quy mô yêu cầu cho phù hợp và lựa chọn một khung đánh giá chung có thể là chìa khóa dẫn đến thành công vì: 

• Tình hình kinh tế đang chuyển biến có lợi cho nhà cung cấp. Mỗi cổ phần bổ sung sẽ giúp phân bổ chi phí đánh giá và xác minh cho nhiều đối tác thương hiệu hơn, và chi phí đó (so với doanh thu) sẽ tiếp tục giảm khi khối lượng đơn hàng của các đối tác này tăng lên.
• Dữ liệu được chia sẻ sẽ được xem xét kỹ lưỡng hơn. Khi nhiều thương hiệu cùng xem xét cùng một bản đánh giá, sẽ có nhiều người kiểm tra nó hơn. Một điểm không nhất quán mà một thương hiệu bỏ sót, thương hiệu khác thường sẽ phát hiện ra.

Ngoài ra còn có lợi thế thực tế về tốc độ. Khi một thương hiệu nhập danh sách cơ sở sản xuất của mình vào Worldly, họ thường phát hiện ra rằng một phần đáng kể trong số các cơ sở đó đã có mặt trong mạng lưới hơn 45.000 nhà cung cấp toàn cầu. Điều này có nghĩa là yêu cầu dành cho các nhà cung cấp thường là “xin vui lòng chia sẻ những gì các bạn đã thực hiện” thay vì “xin vui lòng hoàn thành một báo cáo mới”. Mức độ bao phủ của mạng lưới nhà cung cấp này có nghĩa là các thương hiệu mới tham gia vào hệ sinh thái Worldly sẽ bắt đầu nhận được dữ liệu môi trường chính từ chuỗi cung ứng của họ trong vòng 90 đến 120 ngày, chứ không phải là 12 tháng như mức trung bình của ngành.  

Các cơ sở cũng không phải tự mình thực hiện. Trợ lý Worldly được hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ trả lời các câu hỏi ngay trong chính bài đánh giá bằng ngôn ngữ mà người dùng lựa chọn, dựa trên toàn bộ hướng dẫn của How to Higg và cơ sở kiến thức của ZDHC, nhờ đó các cơ sở không phải chuyển sang trang khác giữa chừng để tìm kiếm câu trả lời (và có thể sẽ bỏ dở các câu hỏi đó). 

Các khóa đào tạo cũng được cung cấp bằng nhiều ngôn ngữ, và trang web Worldly tổ chức các buổi hỏi đáp trực tiếp với chuyên gia để giải đáp những thắc mắc cụ thể về từng phần. Trong khi đó, tính năng “ Insights Hub ” trên trang Worldlycho phép so sánh hiệu suất của một cơ sở với các cơ sở cùng ngành, một tính năng mà không nền tảng đánh giá nào khác cung cấp. 

Các thương hiệu nên hợp tác với nhà cung cấp như thế nào trong khi điều chỉnh mức độ yêu cầu cho phù hợp?

Việc lựa chọn phương pháp đánh giá tính bền vững phù hợp cho các nhà cung cấp sẽ giúp giảm bớt gánh nặng cho họ. Điều này không thay thế được mối quan hệ thiết yếu giữa thương hiệu và nhà cung cấp.

Lời khuyên của Okur dành cho các thương hiệu mới tham gia vào lĩnh vực này là hãy đưa đội ngũ của họ trực tiếp xuống hiện trường — theo dõi các cuộc kiểm tra “ Higg FEM ” và các cuộc xác minh “ FDM ”, đồng thời nắm rõ các quy trình đằng sau những con số trước khi gửi yêu cầu đầu tiên. Ông cũng nhấn mạnh rằng các thương hiệu nên thiết kế chương trình đào tạo cho nhà cung cấp trước khi gửi yêu cầu dữ liệu lần đầu tiên, thay vì chờ đến khi các câu hỏi bắt đầu được gửi đến.

Loretta Tam, Phó Chủ tịch phụ trách Quan hệ Nhà cung cấp tại Worldly, đã rút ra những kết luận tương tự từ kinh nghiệm của mình trong việc hỗ trợ hàng trăm thương hiệu hợp tác với hàng chục nghìn nhà cung cấp trong thập kỷ qua. Các thương hiệu có sự hiện diện rõ ràng trong chuỗi cung ứng của mình — giải thích lý do tại sao họ yêu cầu dữ liệu cụ thể, tại sao dữ liệu đó lại quan trọng, đồng thời cung cấp các khóa đào tạo kèm theo các tài liệu hướng dẫn ( Worldly ) — sẽ nhận được sự tham gia tích cực hơn và dữ liệu chất lượng cao hơn so với các thương hiệu chỉ gửi yêu cầu rồi biến mất. Một trong những lời khuyên quan trọng nhất của Tam dành cho các thương hiệu là hãy tiếp cận các cơ sở sản xuất ở mức độ hiện tại của họ và hỗ trợ họ phát triển theo thời gian để cuối cùng đạt được các mục tiêu chuỗi cung ứng của chính bạn. 

Tóm lại: Việc yêu cầu nhà cung cấp cung cấp dữ liệu phù hợp vào thời điểm thích hợp, đồng thời giải thích cho họ lý do (và giá trị) đằng sau các yêu cầu của bạn sẽ mang lại kết quả thành công hơn, bất kể bạn chọn yêu cầu hình thức đánh giá nào. 

Muốn tìm hiểu thêm? Hãy xem lại toàn bộ buổi hội thảo trực tuyến.