Vì sao việc tương tác với nhà cung cấp lại quan trọng: Phần 2

Xây dựng danh sách cơ sở vật chất toàn diện với các phân khúc liên hệ chính.

Những điểm chính của bài viết: 

• Danh sách cơ sở vật chất không đầy đủ tạo ra những lỗ hổng tiềm ẩn trong báo cáo và quản lý rủi ro.
• Phân khúc liên hệ dựa trên vai trò giúp cải thiện sự tham gia và chất lượng dữ liệu.
• Sự phối hợp nội bộ giúp giảm thiểu sự mệt mỏi của nhà cung cấp và việc liên hệ trùng lặp.
• Phân vùng cơ sở vật chất cho phép ưu tiên chiến lược các địa điểm có tác động cao.

Bài viết này là một phần trong loạt bài đăng trên blog “Tối đa hóa sự gắn kết với nhà cung cấp” của Worldly , khám phá các chiến lược đã được chứng minh mà các thương hiệu và nhà bán lẻ sử dụng để củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp, cải thiện chất lượng dữ liệu sơ cấp và sử dụng dữ liệu bền vững để thúc đẩy cải tiến trên quy mô lớn.

Trong bối cảnh sự giám sát của cơ quan quản lý ngày càng gay gắt và kỳ vọng của nhà đầu tư tăng cao, dữ liệu chuỗi cung ứng phải đảm bảo tính xác thực, đầy đủ và sẵn sàng cho việc ra quyết định.

Trong Phần 1 của loạt bài này, chúng ta đã tìm hiểu lý do tại sao sự tham gia của nhà cung cấp là nền tảng của dữ liệu sơ cấp đáng tin cậy. Nhưng ngay cả chiến lược tham gia mạnh mẽ nhất cũng sẽ bị đình trệ nếu thiếu sự rõ ràng trong hoạt động.

Trước khi các thương hiệu có thể cải thiện tỷ lệ tham gia, tăng cường báo cáo Phạm vi 3 hoặc thúc đẩy hiệu quả môi trường và xã hội có thể đo lường được, họ cần một điều cơ bản hơn: một cái nhìn toàn diện, chính xác về chuỗi cung ứng của họ—và những người phù hợp để tham gia vào đó. Danh sách cơ sở toàn diện không phải là những chi tiết hành chính. Chúng là xương sống của sự tham gia có thể mở rộng.

Vì sao danh sách cơ sở vật chất không đầy đủ tạo ra rủi ro tiềm ẩn?

Các chi tiết trong chuỗi cung ứng của bạn liên tục thay đổi: Bạn đưa vào sử dụng các cơ sở mới, chuyển dịch sản xuất giữa các khu vực và có được hoặc mất đi các mối quan hệ quan trọng, đó chỉ là một vài trong số những yếu tố thay đổi thường xuyên.  

Nếu bạn không thường xuyên đối chiếu và phân loại danh sách cơ sở của mình, những lỗ hổng có thể âm thầm xuất hiện. Một số cơ sở không bao giờ nhận được yêu cầu đánh giá của bạn. Một số khác lại nhận được thông tin sai lệch. Phiếu khảo sát môi trường có thể đến tay nhóm tài chính. Các yêu cầu về xã hội và lao động được chuyển đến hộp thư chung. Nhiều nhóm thương hiệu liên hệ với cùng một nhà cung cấp một cách độc lập mà không có sự phối hợp.

Những vấn đề thường gặp này không chỉ đơn thuần là những bất tiện. Chúng làm suy yếu tính đầy đủ của dữ liệu, trì hoãn việc tham gia và tạo ra những điểm mù trong các tính toán thuộc Phạm vi 3 và các nỗ lực quản lý rủi ro.

Khi sự giám sát của cơ quan quản lý tăng lên và kỳ vọng của nhà đầu tư ngày càng cao, mức độ chấp nhận đối với sự thiếu minh bạch trong chuỗi cung ứng ngày càng giảm. Một danh sách cơ sở sản xuất “gần đúng” không còn đủ nữa.

Lập bản đồ cơ sở vật chất chính xác là bước đầu tiên hướng tới báo cáo đáng tin cậy và khả năng phục hồi hoạt động.

Bắt đầu với khả năng theo dõi toàn bộ chuỗi cung ứng.

Việc lập danh sách cơ sở vật chất toàn diện đòi hỏi nhiều hơn là chỉ xuất dữ liệu từ hệ thống mua sắm.

Các chương trình hợp tác hiệu quả bắt đầu bằng việc xác nhận chính xác những cơ sở nào đang tích cực sản xuất hàng hóa của bạn, các cơ sở đó hoạt động ở đâu và mỗi cơ sở đóng góp như thế nào vào tác động môi trường và xã hội của bạn. Quá trình này thường phát hiện ra những điểm không nhất quán giữa hồ sơ nguồn cung ứng, hệ thống ERP và các nền tảng bền vững.

Khi các nhóm giải quyết những điểm không nhất quán đó ngay từ đầu, họ sẽ tránh được sự nhầm lẫn trong các chu kỳ đánh giá. Nhà cung cấp nhận được yêu cầu chính xác, các nhóm nội bộ tránh được việc liên hệ trùng lặp và thời hạn được đảm bảo.

Một danh sách cơ sở vật chất chất lượng cao sẽ trả lời trực tiếp ba câu hỏi:

• Sản phẩm của chúng tôi được sản xuất tại những cơ sở nào?
• Chúng nằm ở đâu?
• Chúng tiềm ẩn mức độ rủi ro hoặc tác động như thế nào?

Nếu nhóm của bạn không thể trả lời những câu hỏi đó một cách tự tin, chiến lược gắn kết của bạn sẽ dựa vào phỏng đoán thay vì cấu trúc bài bản.

Phân loại liên hệ theo chức năng, không chỉ theo cơ sở.

Ngay cả khi có danh sách cơ sở vật chất chính xác, sự tham gia vẫn giảm sút nếu thông tin liên lạc thiếu chính xác.

Các cơ sở hoạt động dựa trên các vai trò được xác định rõ ràng, ví dụ: 

• Các nhà quản lý môi trường giám sát dữ liệu về khí thải và năng lượng. 
• Các nhà lãnh đạo về tuân thủ trách nhiệm xã hội quản lý việc đánh giá lao động. 
• Tổng giám đốc chịu trách nhiệm giám sát hoạt động. 
• Các nhóm phát triển bền vững của công ty phối hợp việc báo cáo trên khắp các địa điểm.

Khi các thương hiệu gửi mọi yêu cầu đến một hộp thư chung duy nhất hoặc một người liên hệ duy nhất, họ buộc các nhà cung cấp phải chuyển hướng liên lạc nội bộ. Sự chậm trễ đó làm tăng khả năng trễ hạn và hồ sơ không đầy đủ.

Thay vào đó, các thương hiệu nên xác định người liên hệ dựa trên vai trò trong từng cơ sở và điều chỉnh cách tiếp cận cho phù hợp. Các yêu cầu về môi trường nên được gửi trực tiếp đến người phụ trách môi trường. Các thông tin liên quan đến xã hội và lao động nên được gửi đến người quản lý tuân thủ. Các vấn đề cần được giải quyết nghiêm trọng nên được chuyển đến người ra quyết định có thẩm quyền phân bổ nguồn lực.

Cách tiếp cận này không chỉ giúp tăng tốc độ phản hồi mà còn chứng minh rằng thương hiệu hiểu cách thức vận hành của các cơ sở. Nhà cung cấp sẽ phản hồi nhanh hơn khi thông tin liên lạc phản ánh thực tế hoạt động.

Giảm sự trùng lặp và sự mệt mỏi trong việc đánh giá.

Việc giao tiếp rời rạc tạo ra ma sát. Nhà cung cấp của bạn sẽ nhận được giá trị từ sự nhất quán, tiêu chuẩn hóa và giao tiếp thông suốt. 

Khi các nhóm thương hiệu riêng biệt gửi các yêu cầu về môi trường, xã hội, hóa chất và sản phẩm một cách độc lập, các nhà cung cấp sẽ gặp phải tình trạng tiếp cận trùng lặp. Họ có thể nhận được nhiều email yêu cầu dữ liệu tương tự ở các định dạng hơi khác nhau và vào các thời điểm khác nhau. Sự trùng lặp này tiêu tốn thời gian và làm suy yếu lòng tin. Thách thức này càng nhân lên khi điều tương tự xảy ra với nhiều khách hàng của nhà cung cấp. 

Việc phân chia cơ sở vật chất một cách có cấu trúc cho phép các thương hiệu phối hợp nội bộ trước khi truyền đạt thông tin ra bên ngoài. Các nhóm có thể thống nhất thời gian biểu, làm rõ kỳ vọng và đơn giản hóa thông điệp trước khi nhà cung cấp nhận được yêu cầu.

Sự phối hợp này giúp giảm bớt sự mệt mỏi trong việc đánh giá và củng cố một nguyên tắc đơn giản: Các nhà cung cấp là đối tác trong việc thu thập dữ liệu và nỗ lực cải tiến — và nhiều nhà cung cấp trong số đó đã là những người dẫn đầu về phát triển bền vững với hàng chục năm kinh nghiệm.

Cấu trúc rõ ràng giúp giảm thiểu công việc không cần thiết cho cả hai bên, đồng thời giảm thiểu ma sát dẫn đến dữ liệu chất lượng cao hơn.

Sử dụng phân khúc thị trường để ưu tiên chiến lược.

Khi các nhóm phân loại các cơ sở theo khu vực, khối lượng sản xuất, loại vật liệu hoặc mức độ rủi ro, các thương hiệu và nhà sản xuất có thể hợp tác để định hướng nguồn lực đến những nơi quan trọng nhất. Các cơ sở có lượng phát thải cao hơn có thể cần hỗ trợ khử carbon có mục tiêu. Các cơ sở ở những khu vực khan hiếm nước có thể cần kế hoạch quản lý cụ thể. Các nhà cung cấp mới có thể cần hỗ trợ hướng dẫn trước khi tham gia đánh giá.

Nếu không phân khúc thị trường, các thương hiệu có thể áp dụng cùng một chiến lược tiếp cận cho mọi cơ sở. Với việc phân khúc thị trường, họ có thể tập trung nỗ lực vào việc tương tác theo những cách mang lại lợi ích vận hành và môi trường cao nhất cho cả thương hiệu và cơ sở đó.

Việc ưu tiên chiến lược chuyển hướng sự tham gia của nhà cung cấp từ việc phản ứng thụ động sang lập kế hoạch cải tiến chủ động và hợp tác.

Thiết lập quyền sở hữu và quản trị nội bộ

Dữ liệu về cơ sở vật chất không tự động được cập nhật.

Trong nhiều tổ chức, hồ sơ nhà cung cấp nằm rải rác trên nhiều hệ thống mua sắm, nền tảng ERP, công cụ quản lý bền vững và bảng tính khu vực. Khi không có nhóm nào chịu trách nhiệm đối chiếu, sự không nhất quán sẽ gia tăng, các mục trùng lặp xuất hiện, thông tin liên lạc trở nên lỗi thời và các cơ sở bị bỏ sót.

Các chương trình tương tác hiệu quả phân công trách nhiệm nội bộ rõ ràng trong việc hợp tác với nhà cung cấp và duy trì dữ liệu nhà cung cấp. Các nhóm thiết lập quy trình cập nhật hồ sơ cơ sở, xác nhận các địa điểm sản xuất đang hoạt động và điều chỉnh hệ thống tìm nguồn cung ứng và bền vững theo một chu kỳ xác định. Tương tác thường xuyên giúp ngăn ngừa những điểm yếu về cấu trúc làm gián đoạn các chu kỳ đánh giá sau này.

Mặc dù quản trị có vẻ mang tính vận hành, nhưng nó ảnh hưởng trực tiếp đến các kết quả chiến lược. Dữ liệu sạch giúp cải thiện độ chính xác của báo cáo, rút ​​ngắn thời gian thực hiện và giảm thiểu các vấn đề leo thang.

Vì sao danh sách cơ sở sản xuất lại quan trọng đối với thương hiệu và nhà cung cấp?

Khi các thương hiệu xây dựng danh sách cơ sở vật chất toàn diện và phân khúc các liên hệ chính, họ sẽ có được sự minh bạch trong hoạt động. Tỷ lệ tham gia được cải thiện. Dữ liệu sơ cấp trở nên đáng tin cậy hơn. Khoảng trống trong báo cáo được thu hẹp. Khả năng tuân thủ quy định được tăng cường.

Và các nhà cung cấp cũng được hưởng lợi: Họ nhận được thông tin liên lạc rõ ràng hơn, ít yêu cầu trùng lặp hơn và tiếp cận khách hàng phù hợp hơn từ các khách hàng thương hiệu của họ. Họ dành ít thời gian hơn để chuyển tiếp email, nhờ đó có thêm thời gian để hoàn thành việc đánh giá và thực hiện những cải tiến có ý nghĩa.

Các bước thực tế tiếp theo để chuẩn bị cho các đánh giá về môi trường và xã hội

Bạn không thể mở rộng quy mô hợp tác với nhà cung cấp trên một nền tảng không vững chắc. Khi các thương hiệu đầu tư vào sự rõ ràng về cấu trúc, mọi nỗ lực tiếp theo—từ việc điều chỉnh tiến độ đến lập kế hoạch hành động khắc phục—đều diễn ra suôn sẻ hơn.

• Hãy bắt đầu bằng cách kiểm tra danh sách cơ sở hiện tại của bạn và xác nhận rằng nó phản ánh đúng các địa điểm sản xuất đang hoạt động. 
• Phân loại các cơ sở dựa trên các tiêu chí quan trọng nhất để giúp bạn xây dựng kế hoạch truyền thông hiệu quả.
• Đối chiếu dữ liệu nhà cung cấp giữa các hệ thống mua sắm và phát triển bền vững để đảm bảo tính nhất quán về dữ liệu nội bộ. 
• Xác định người liên hệ dựa trên vai trò trong từng cơ sở thay vì chỉ dựa vào hộp thư đến chung chung.
• Phân công trách nhiệm nội bộ cho việc duy trì các hồ sơ này và thiết lập lịch trình xem xét định kỳ.

Sau khi thực hiện các bước này, bạn sẽ tiến gần hơn đến việc hợp tác thành công với các nhà cung cấp để thu thập dữ liệu chuỗi cung ứng quan trọng, từ đó thúc đẩy các hoạt động kinh doanh có trách nhiệm, giảm thiểu rủi ro và xây dựng mối quan hệ đối tác nhà cung cấp thành công hơn. 

Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu các chiến lược thực tế nhằm tăng cường sự tham gia và gắn kết của nhà cung cấp. 

Trong loạt bài này, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào năm cách mà các thương hiệu và nhà bán lẻ thành công nhất đạt được kết quả—và xây dựng mối quan hệ tốt hơn với nhà cung cấp—thông qua việc tương tác hiệu quả với các đối tác trong chuỗi cung ứng của họ. 

1. Xây dựng danh sách cơ sở vật chất toàn diện với các phân khúc liên hệ chính.
2. Thiết lập thời hạn rõ ràng 
3. Đào tạo các bên liên quan nội bộ của bạn
4. Nâng cấp phương thức liên lạc trong cơ sở của bạn
5. Thiết lập các chương trình cải thiện hiệu suất chiến lược

Nếu bạn không muốn chờ đến bài viết tiếp theo để đọc thêm, hãy tải xuống hướng dẫn đầy đủ " Tối đa hóa sự tham gia của nhà cung cấp: 5 cách đã được chứng minh để cải thiện việc thu thập dữ liệu sơ cấp trên quy mô lớn", trong đó chúng tôi trình bày cách các thương hiệu hàng đầu áp dụng những phương pháp này để đạt được tỷ lệ tham gia cao hơn và kết quả tốt hơn năm này qua năm khác.

Tải xuống hướng dẫn ngay bây giờ