Vì sao việc tương tác với nhà cung cấp lại quan trọng: Phần 4

Đào tạo các bên liên quan nội bộ để thúc đẩy sự tham gia của nhà cung cấp.

Những điểm chính của bài viết: 

• Các nhóm nội bộ hiểu rõ các ưu tiên về tính bền vững sẽ trở thành những người ủng hộ và đối tác hiệu quả hơn với các nhà cung cấp.
• Người mua, đại lý tìm nguồn cung ứng và các nhóm khu vực có thể trực tiếp tác động đến tỷ lệ tham gia của nhà cung cấp bằng cách liên kết các yêu cầu đánh giá với lợi ích kinh doanh cho nhà cung cấp.
• Việc truyền đạt thông điệp nhất quán trên tất cả các kênh tiếp xúc nội bộ giúp cải thiện trải nghiệm của nhà cung cấp.
• Việc thiết lập kỳ vọng rõ ràng giúp các nhóm nội bộ tự tin trả lời các câu hỏi từ nhà cung cấp.

Bài viết này là một phần trong loạt bài đăng trên blog “Tối đa hóa sự gắn kết với nhà cung cấp” của Worldly , khám phá các chiến lược đã được chứng minh mà các thương hiệu và nhà bán lẻ sử dụng để củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp, cải thiện chất lượng dữ liệu sơ cấp và sử dụng dữ liệu bền vững để thúc đẩy cải tiến trên quy mô lớn.

Khi các thương hiệu nghĩ về việc tương tác với nhà cung cấp, họ thường tập trung ra bên ngoài—vào chính các nhà cung cấp. Nhưng một trong những yếu tố dự báo đáng tin cậy nhất về mối quan hệ bền chặt giữa thương hiệu và nhà cung cấp lại chính là những gì xảy ra nội bộ trong thương hiệu, trước khi bất kỳ thông điệp tiếp cận nào được gửi đến các đối tác trong chuỗi cung ứng.

Các nhóm tìm nguồn cung ứng, nhóm mua hàng và các đơn vị kinh doanh khu vực tương tác liên tục với nhà cung cấp. Khi các nhóm này thống nhất về kỳ vọng bền vững và coi trọng chúng, sự tham gia của nhà cung cấp sẽ tăng lên. Khi thiếu sự thống nhất đó, những tín hiệu mâu thuẫn sẽ làm chậm mọi thứ.

Vì sao sự thống nhất nội bộ ảnh hưởng trực tiếp đến mối quan hệ với nhà cung cấp

Nhóm phụ trách phát triển bền vững của bạn không thể tự mình thúc đẩy sự tham gia của nhà cung cấp.

Các nhà cung cấp phản hồi các liên hệ hàng ngày của họ: người mua đặt hàng, đại lý quản lý mối quan hệ, và các trưởng khu vực truyền đạt yêu cầu. Khi những người liên hệ này coi việc đánh giá tính bền vững là ưu tiên thấp hơn — hoặc không thể trả lời các câu hỏi cơ bản về lý do tại sao dữ liệu tác động xã hội và môi trường lại quan trọng — các nhà cung cấp có thể không coi việc thu thập dữ liệu chuỗi cung ứng là ưu tiên của thương hiệu.

Khi các kỳ vọng về tính bền vững được truyền đạt đồng bộ bởi các nhóm tìm nguồn cung ứng, mua hàng và thương mại của một thương hiệu, các nhà cung cấp sẽ có nhiều khả năng tham gia và ưu tiên hoàn thành các đánh giá tác động hơn. Các thương hiệu thành công nhất coi sự thống nhất nội bộ là điều kiện tiên quyết cho sự tham gia bên ngoài, chứ không phải là điều được xem xét sau cùng.

Ai nên có mặt trong chiến lược gắn kết nội bộ của bạn?

Các bên liên quan có ảnh hưởng nhất trong việc thúc đẩy sự tham gia của nhà cung cấp thường bao gồm:

• Đội ngũ mua hàng và tìm nguồn cung ứng
• Đội ngũ bán hàng và thương mại
• Các đại lý và trung gian tìm nguồn cung ứng
• Các đơn vị kinh doanh khu vực

Các nhóm này có thể tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc đối thoại với các đối tác sản xuất về tầm quan trọng của việc hoàn thành các đánh giá về xã hội và môi trường — và họ có thể trả lời các câu hỏi mà nếu không sẽ phải chuyển lên cấp trên hoặc bỏ ngỏ.

Như Lisa Ly, Giám đốc cấp cao về Phát triển bền vững tại Dunelm, mô tả: “Chúng tôi nhận thấy rằng việc thu hút đội ngũ bán hàng tham gia vào các cuộc thảo luận về phát triển bền vững với nhà cung cấp là chìa khóa thành công của chúng tôi. Điều này giúp các đối tác nhà cung cấp hiểu rằng phát triển bền vững là trọng tâm trong chiến lược kinh doanh của chúng tôi và là một phần quan trọng trong việc hợp tác với Dunelm.”

Năm điều mà các nhóm nội bộ cần có để trở thành những người ủng hộ hiệu quả cho hoạt động chuỗi cung ứng có trách nhiệm.

Việc trang bị cho các bên liên quan nội bộ không chỉ đơn thuần là gửi một email tóm tắt vào đầu chu kỳ đánh giá. Các thương hiệu hoạt động hiệu quả cao cung cấp cho đội ngũ của họ:

Một cách tiếp cận giao tiếp đa kênh. Các nhóm nội bộ cần hiểu giá trị của việc duy trì liên lạc với nhà cung cấp thông qua nhiều điểm tiếp xúc—không chỉ là một email duy nhất. Việc đảm bảo người mua, đại lý và các đầu mối khu vực sẵn sàng tham gia vào các hoạt động tiếp cận sẽ củng cố nỗ lực gắn kết tổng thể.

Các mẫu giao tiếp sẵn sàng sử dụng. Khi các nhóm có sẵn các mẫu đã được phê duyệt và các liên kết trực tiếp đến các tài nguyên đào tạo và hỗ trợ, họ có thể tương tác với nhà cung cấp một cách nhanh chóng và nhất quán. Giảm thiểu sự cản trở trong quy trình sẽ giúp việc thực hiện tiếp theo dễ dàng hơn nhiều.

Thông điệp được điều chỉnh riêng cho từng nhóm đối tượng liên quan. Không phải mọi nhóm nội bộ đều tương tác với nhà cung cấp theo cùng một cách. Hãy tùy chỉnh thông điệp cho từng nhóm và giải thích rõ ràng lý do tại sao dữ liệu sơ cấp lại quan trọng—đối với thương hiệu, đối với nhà cung cấp và đối với toàn ngành.

Hiểu rõ kỳ vọng về dữ liệu. Các nhóm nội bộ giải đáp thắc mắc của nhà cung cấp. Việc trang bị cho đồng nghiệp hiểu biết chính xác về loại dữ liệu nào đang được thu thập, cách thức sử dụng và nơi nhà cung cấp có thể nhận được hỗ trợ sẽ giúp các thành viên trong nhóm tự tin và chính xác trả lời.

Các yêu cầu và thời hạn phải nhất quán. Cho dù việc đánh giá là bắt buộc hay được khuyến khích, mọi điểm tiếp xúc nội bộ đều phải phản ánh cùng một thông điệp. Sự giao tiếp không nhất quán—khi một nhóm báo hiệu sự khẩn cấp và nhóm khác báo hiệu sự linh hoạt—sẽ gây ra sự nhầm lẫn.

Tính nhất quán giữa các nhóm giúp giảm thiểu ma sát với nhà cung cấp.

Một trong những nguyên nhân phổ biến nhất dẫn đến sự đổ vỡ trong quá trình tương tác xảy ra khi các nhóm thương hiệu nội bộ gửi tín hiệu mâu thuẫn cho nhà cung cấp. Nhà cung cấp nhận được thông tin từ một người rằng việc đánh giá là bắt buộc; người khác lại ngụ ý rằng đó là tùy chọn. Một người đưa ra thời hạn; người khác lại không hề đề cập đến. Sự không nhất quán này không chỉ gây khó chịu cho nhà cung cấp mà còn làm suy giảm uy tín của toàn bộ chương trình. Các thương hiệu đầu tư vào đào tạo và chuẩn bị nội bộ trước khi bắt đầu tiếp cận có thể tránh được việc tạo ra sự ma sát này. Nhà cung cấp nhận được một thông điệp thống nhất, rõ ràng – và họ sẽ phản hồi phù hợp.

Sự thống nhất nội bộ mang lại lợi ích cho cả thương hiệu và nhà cung cấp.

Khi các nhóm nội bộ phối hợp nhịp nhàng, nhà cung cấp sẽ trải nghiệm quy trình tương tác suôn sẻ và tôn trọng hơn. Họ nhận được thông tin nhất quán, kỳ vọng rõ ràng và có cơ hội tương tác với các đối tác thương hiệu cũng như đặt câu hỏi. Sự rõ ràng đó giúp rút ngắn thời gian hoàn thành và cải thiện chất lượng dữ liệu.

Các thương hiệu cũng nhận được những lợi ích trực tiếp tương tự về mặt vận hành: ít vấn đề phát sinh hơn, nhiều hồ sơ được gửi đúng hạn hơn, mối quan hệ bền chặt hơn với nhà cung cấp và sự tin tưởng cao hơn vào dữ liệu sơ cấp cấp cơ sở sản xuất, vốn là cơ sở cho việc báo cáo và các quyết định về rủi ro chuỗi cung ứng.

Các bước thực tiễn để điều chỉnh sự phối hợp giữa các nhóm nội bộ của bạn

• Xác định các nhóm nội bộ nào có mối quan hệ trực tiếp với nhà cung cấp và đưa họ vào kế hoạch đánh giá chuỗi cung ứng.
• Xây dựng tài liệu đào tạo dành riêng cho từng bên liên quan, giải thích lý do tại sao dữ liệu sơ cấp lại quan trọng và vai trò của mỗi nhóm trong việc thu thập dữ liệu đó.
• Cung cấp các mẫu sẵn có và liên kết đến các tài nguyên đào tạo và hỗ trợ để các nhóm có thể tham gia mà không cần phải tự tạo tài liệu từ đầu.
• Làm rõ các yêu cầu đánh giá—bao gồm cả việc tham gia có bắt buộc hay không—và đảm bảo mọi kênh liên lạc nội bộ đều truyền đạt cùng một thông điệp.
• Lên lịch một buổi họp thống nhất trước mỗi chu kỳ đánh giá để đồng bộ hóa thời gian biểu, kỳ vọng và thông điệp giữa các nhóm.

Việc thống nhất nội bộ không phải là một dự án chỉ thực hiện một lần. Đó là một hoạt động thường xuyên được củng cố qua từng năm khi các nhóm làm quen với quy trình và các nhà cung cấp xây dựng được niềm tin vào chương trình.

Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu các chiến lược thực tế nhằm tăng cường sự tham gia và gắn kết của nhà cung cấp. 

Trong loạt bài này, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào năm cách mà các thương hiệu và nhà bán lẻ thành công nhất đạt được kết quả—và xây dựng mối quan hệ tốt hơn với nhà cung cấp—thông qua việc tương tác hiệu quả với các đối tác trong chuỗi cung ứng của họ. 

1. Xây dựng danh sách cơ sở vật chất toàn diện với các phân khúc liên hệ chính.
2. Thiết lập thời hạn rõ ràng 
3. Đào tạo các bên liên quan nội bộ của bạn
4. Nâng cấp phương thức liên lạc trong cơ sở của bạn
5. Thiết lập các chương trình cải thiện hiệu suất chiến lược

Nếu bạn không muốn chờ đến bài viết tiếp theo để đọc thêm, hãy tải xuống hướng dẫn đầy đủ " Tối đa hóa sự tham gia của nhà cung cấp: 5 cách đã được chứng minh để cải thiện việc thu thập dữ liệu sơ cấp trên quy mô lớn", trong đó chúng tôi trình bày cách các thương hiệu hàng đầu áp dụng những phương pháp này để đạt được tỷ lệ tham gia cao hơn và kết quả tốt hơn năm này qua năm khác.

Tải xuống hướng dẫn ngay bây giờ