Vì sao việc tương tác với nhà cung cấp lại quan trọng: Phần 6

Thiết lập các chương trình cải thiện hiệu suất chiến lược để biến dữ liệu thành hành động thực tiễn.

Những điểm chính của bài viết: 

• Các thương hiệu sử dụng kết quả đánh giá nhà cung cấp như một công cụ vận hành sẽ có mối quan hệ bền chặt hơn với các đối tác trong chuỗi cung ứng của họ. 
• Việc xác định khung thời gian theo dõi và quy trình leo thang trước khi chu kỳ đánh giá kết thúc sẽ duy trì sự tham gia và tránh bỏ sót nhà cung cấp.
• Việc xem xét các mô hình hoàn thành và các điểm nghẽn trong quá trình xác minh giúp các thương hiệu liên tục tinh chỉnh phương pháp tiếp cận và xây dựng chương trình đào tạo nhà cung cấp hiệu quả hơn.
• Các phần thưởng thương mại như điều khoản thanh toán tốt hơn và ưu đãi tài chính cho thấy hiệu quả hoạt động bền vững mang lại giá trị kinh doanh thực sự.
• Khi các chỉ số bền vững xuất hiện trong bảng đánh giá nhà cung cấp cùng với giá cả và chất lượng, các nhà cung cấp sẽ coi việc tham gia đánh giá là một yêu cầu kinh doanh cốt lõi—và là một lợi ích.

Bài viết này là một phần trong loạt bài đăng trên blog “Tối đa hóa sự gắn kết với nhà cung cấp” của Worldly , khám phá các chiến lược đã được chứng minh mà các thương hiệu và nhà bán lẻ sử dụng để củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp, cải thiện chất lượng dữ liệu sơ cấp và sử dụng dữ liệu bền vững để thúc đẩy cải tiến trên quy mô lớn.

Việc đánh giá tác động xã hội và môi trường của cơ sở đã hoàn tất. Giờ là lúc cần thực hiện phần quan trọng để cải thiện hiệu suất chuỗi cung ứng của bạn. 

Các thương hiệu và nhà bán lẻ đạt tỷ lệ tham gia của nhà cung cấp cao nhất qua từng năm đều có một điểm chung: Họ coi kết quả đánh giá như thông tin tình báo hoạt động, chứ không chỉ là dữ liệu báo cáo. Họ sử dụng dữ liệu thu thập được để xác định những thiếu sót, tăng cường hỗ trợ, ghi nhận tiến bộ và xây dựng các mối quan hệ với nhà cung cấp nhằm duy trì sự gắn kết và thúc đẩy kinh doanh tốt hơn theo thời gian.

Nếu thiếu sự theo dõi sát sao, ngay cả một chu kỳ đánh giá có tỷ lệ hoàn thành cao cũng không mang lại hiệu quả như mong đợi. Các nhà cung cấp sẽ nhận thấy khi dữ liệu của họ biến mất không dấu vết. Theo thời gian, mô hình này làm xói mòn lòng tin và khiến việc thu hút sự tham gia trong tương lai trở nên khó khăn hơn.

Vì sao việc theo dõi chiến lược lại quyết định kết quả chương trình?

Việc tương tác với nhà cung cấp không phải là một hoạt động diễn ra một lần. Đó là một quy trình có cấu trúc, liên tục, trải dài suốt toàn bộ mối quan hệ giữa thương hiệu và nhà cung cấp.

Sau khi các cơ sở hoàn thành việc đánh giá và xác minh dữ liệu, giai đoạn tiếp theo của công việc sẽ bắt đầu đối với đối tác thương hiệu: xem xét kết quả, xác định các ưu tiên cải tiến, truyền đạt kết quả cho các cơ sở và hỗ trợ các thay đổi hoạt động dẫn đến tiến bộ có thể đo lường được.

Các thương hiệu xây dựng quy trình bài bản cho giai đoạn này sẽ thu được lợi nhuận tích lũy. Tỷ lệ tham gia được cải thiện qua từng chu kỳ. Chất lượng dữ liệu tăng lên khi các cơ sở hiểu rõ hơn những gì được yêu cầu và lý do đằng sau đó. Và mối quan hệ với nhà cung cấp được củng cố khi các cơ sở thấy nỗ lực của họ được ghi nhận và sử dụng hiệu quả.

Các thương hiệu bỏ qua giai đoạn này sẽ thấy điều ngược lại: sự tham gia trì trệ, chất lượng dữ liệu giảm sút và sự mệt mỏi ngày càng tăng của nhà cung cấp.

Xây dựng chiến lược và kế hoạch thời gian rõ ràng để theo dõi tiếp theo.

Việc theo dõi có cấu trúc đối với các cơ sở của bạn nên bắt đầu bằng một kế hoạch—được xác định trước khi chu kỳ đánh giá kết thúc, chứ không phải là tùy hứng sau đó.

Kế hoạch đó cần nêu rõ:

• Những cơ sở nào sẽ được ưu tiên tham gia vào quá trình đánh giá sau can thiệp, đặc biệt là các đối tác cấp 1 và cấp 2 chiến lược?
• Cách thức và thời điểm các nhóm thương hiệu sẽ liên hệ với các cơ sở đã hoàn thành đánh giá và các cơ sở chưa hoàn thành.
• Cơ hội để các cơ sở chia sẻ ý tưởng, sự đổi mới và kinh nghiệm tốt nhất của mình với khách hàng của thương hiệu.
• Có những hỗ trợ nào dành cho các cơ sở nếu họ gặp khó khăn với các phần hoặc loại dữ liệu cụ thể?
• Quy trình leo thang xử lý sự cố đối với các cơ sở không phản hồi của bạn diễn ra như thế nào, và khi nào các nỗ lực leo thang bắt đầu.

Việc thông báo trước về tiến độ tiếp theo cho nhà cung cấp là một phần của chiến lược truyền thông minh bạch, giúp tăng cường chương trình hợp tác toàn diện. Các cơ sở biết được những gì sẽ diễn ra sau khi đánh giá sẽ chuẩn bị tốt hơn cho quy trình và có thể quản lý toàn bộ chu trình hiệu quả hơn. 

Sử dụng dữ liệu để xác định những thiếu sót trong việc tương tác và các cơ hội cải thiện.

Kết quả đánh giá cho bạn biết nhiều hơn về hiệu suất của các cơ sở vật chất. Chúng cho thấy chương trình tương tác của bạn cần được cải tiến ở những điểm nào.

Sau mỗi chu kỳ, hãy xem xét các mô hình trên toàn mạng lưới cơ sở của bạn, chẳng hạn như:

• Những câu hỏi hoặc phần nào tạo ra nhiều yêu cầu hỗ trợ nhất hoặc thường xuyên bị bỏ ngỏ?
• Phân khúc nhà cung cấp nào có tỷ lệ hoàn thành thấp hơn, và những yếu tố nào có thể giải thích điều đó?
• Các điểm nghẽn trong quá trình xác minh xảy ra ở đâu, và việc điều chỉnh tiến độ hoặc phương thức liên lạc có thể giải quyết chúng như thế nào trong năm tới?

Một nhà bán lẻ châu Âu hợp tác với Worldly đã áp dụng chính phương pháp này. Sau khi xem xét kết quả đánh giá năm trước, người quản lý thành công khách hàng của nhà bán lẻ đã xác định những phần mà các cơ sở thường bỏ sót – và xây dựng các công cụ đào tạo chuyên biệt xoay quanh những lĩnh vực đó. Việc sử dụng dữ liệu quá khứ để định hướng đào tạo trong tương lai đã giúp nhà bán lẻ trao quyền cho các nhà cung cấp của mình hoàn thành Higg Facility Environmental Module hiệu quả hơn trong các chu kỳ tiếp theo.

Việc tinh chỉnh dựa trên dữ liệu như vậy không phải là giải pháp một lần duy nhất. Đó là một quá trình tích lũy theo thời gian, giúp mỗi chu kỳ đánh giá tiếp theo trở nên hiệu quả hơn và mang lại lợi ích cao hơn cho cả thương hiệu và cơ sở vật chất.

Thiết lập các điểm tiếp xúc sớm để hỗ trợ sự tham gia của cơ sở.

Khi các thương hiệu chờ đến khi hạn chót mới liên hệ với các cơ sở không phản hồi, các cơ sở đó sẽ bị thu hẹp thời gian và ít có cơ hội điều chỉnh. Việc chủ động liên hệ sớm – được thể hiện như một hình thức hỗ trợ và hợp tác – sẽ tạo cơ hội cho các cơ sở nêu ra những trở ngại trước khi chúng trở thành rào cản, đồng thời cho thấy thương hiệu coi họ là đối tác thực sự trong quá trình này.

Hãy cân nhắc việc thiết lập lịch trình kiểm tra định kỳ ngay từ đầu chu kỳ tương tác. Điều này giúp các cơ sở nắm rõ những gì được mong đợi và thời điểm thực hiện, đồng thời giúp thương hiệu sớm nhận biết được những lĩnh vực cần hỗ trợ hoặc nguồn lực bổ sung. Sự tham gia trở thành mục tiêu chung chứ không phải là mệnh lệnh.

Ghi nhận và khen thưởng các cơ sở hoạt động hiệu quả cao.

Việc hoàn thành đánh giá tác động xã hội hoặc môi trường đòi hỏi sự cam kết thực sự từ các đội ngũ nhân viên của cơ sở. Nhận thức được rằng nỗ lực này không chỉ là quản lý mối quan hệ tốt mà còn là đòn bẩy chiến lược để duy trì sự tham gia lâu dài.

Các thương hiệu thành công sử dụng nhiều phương pháp ghi nhận và khuyến khích khác nhau:

• Điều khoản thanh toán tốt hơn , thưởng cho các cơ sở thể hiện hiệu quả đánh giá tốt.
• Các đơn đặt hàng lớn hơn hoặc hoạt động kinh doanh mở rộng là tín hiệu cho thấy sự tham gia tích cực góp phần vào kết quả thương mại.
• Các cam kết hợp tác lâu dài mang lại cho các cơ sở sự tin tưởng rằng khoản đầu tư của họ vào chất lượng dữ liệu được coi trọng.
• Các cơ hội tài chính ưu tiên , bao gồm tài chính xanh gắn liền với sự cải thiện rõ rệt trong điểm đánh giá.
• Tham gia các chương trình khử carbon hoặc cải tiến độc quyền , cung cấp cả nguồn lực và sự công nhận.

Như Tiến sĩ Thiwanka De Fonseka, Giám đốc Phát triển Bền vững tại Komar, đã nhận xét: “Bạn không thể đặt cùng một mục tiêu cho tất cả mọi người. Nếu bạn lấy hai nhà cung cấp, một ở Trung Quốc, một ở Bangladesh, việc đặt cùng một mục tiêu cho họ là không công bằng vì có những vấn đề đặc thù ở các quốc gia khác nhau này—ví dụ, một quốc gia có lưới điện được thiết kế cho hệ thống phát điện năng lượng tái tạo và đo lường điện năng hai chiều, và một quốc gia thì không. Điều này ảnh hưởng đến những gì họ thực sự có thể thay đổi.”

Do những yếu tố đặc thù theo từng bối cảnh này, các chương trình khen thưởng và khuyến khích cần phản ánh bối cảnh hoạt động độc đáo của từng cơ sở—bao gồm cơ sở hạ tầng khu vực, môi trường pháp lý, lộ trình cải tiến và những đổi mới tại từng cơ sở—thay vì áp dụng một tiêu chuẩn duy nhất cho toàn bộ chuỗi cung ứng toàn cầu đa dạng.

Tích hợp kết quả đánh giá vào bảng điểm nhà cung cấp.

Một trong những cách hiệu quả nhất để thể hiện rằng hiệu quả hoạt động bền vững rất quan trọng là làm cho điều đó trở nên rõ ràng trong cách công ty bạn đánh giá nhà cung cấp.

Khi hiệu quả hoạt động xã hội và môi trường được xem xét cùng với giá cả, thời gian giao hàng và chất lượng trong các đánh giá nhà cung cấp, các cơ sở sẽ hiểu rằng việc tham gia đánh giá không tách rời khỏi mối quan hệ thương mại mà là một phần của nó. Sự tích hợp này củng cố trách nhiệm giải trình, tăng động lực và giúp các nhóm phát triển bền vững xây dựng sự ủng hộ nội bộ cho các chương trình của họ.

Các thương hiệu coi kết quả đánh giá là một trong nhiều yếu tố đầu vào trong quá trình đánh giá nhà cung cấp sẽ xây dựng được các chương trình tổng thể mạch lạc hơn. Các nhóm tìm nguồn cung ứng, nhóm thương mại và nhóm phát triển bền vững sẽ thống nhất về các kỳ vọng chung. Các nhà cung cấp nhận được thông điệp rõ ràng và nhất quán về ý nghĩa của việc trở thành một đối tác mạnh mẽ.

Vì sao các chương trình cải thiện hiệu suất mang lại lợi ích cho cả thương hiệu và nhà cung cấp?

Khi các thương hiệu đầu tư vào các chương trình đánh giá sau bán hàng có cấu trúc, nhà cung cấp sẽ được hưởng lợi trực tiếp. Họ nhận được sự công nhận cho những nỗ lực của mình. Họ nhận được sự hỗ trợ mục tiêu ở những nơi họ cần nhất. Họ thấy dữ liệu của mình được sử dụng để đưa ra các quyết định thực tế và xác định các ưu tiên cải tiến thực sự.

Tính minh bạch và sự theo sát đó biến việc thu thập dữ liệu từ một nghĩa vụ báo cáo thành nền tảng cho việc cải thiện hoạt động và xây dựng mối quan hệ kinh doanh bền chặt hơn. Các nhà cung cấp nhận thấy sự tham gia của họ dẫn đến kết quả tốt hơn—điều khoản tốt hơn, phản hồi rõ ràng hơn, hỗ trợ có mục tiêu và cùng nhau giải quyết vấn đề—sẽ tham gia thường xuyên hơn, với chất lượng cao hơn và sự tự tin hơn qua từng năm.

Đối với các thương hiệu, lợi ích thu được cũng trực tiếp không kém: tỷ lệ hoàn thành cao hơn, dữ liệu sơ cấp đáng tin cậy hơn, báo cáo Phạm vi 3 mạnh mẽ hơn và các mối quan hệ chuỗi cung ứng được xây dựng dựa trên sự đầu tư lẫn nhau thực sự vào các mục tiêu chung.

Các bước thực tiễn để xây dựng chương trình cải thiện hiệu suất chiến lược

• Hãy xác định kế hoạch theo dõi sau đánh giá trước khi chu kỳ đánh giá kết thúc, bao gồm thời gian biểu, các nhóm chịu trách nhiệm và quy trình xử lý vấn đề leo thang.
• Xem xét lại kết quả đánh giá để tìm ra các mô hình về khoảng trống trong việc hoàn thành, yêu cầu hỗ trợ và các điểm nghẽn trong quá trình xác minh—và sử dụng những phát hiện đó để hoàn thiện phương pháp tiếp cận cho năm tới.
• Hãy tạo cơ hội cho các cơ sở phát hiện ra các trở ngại trước khi chúng trở thành rào cản.
• Xây dựng một khuôn khổ ghi nhận thành tích xuất sắc theo những cách có ý nghĩa đối với các cơ sở, bao gồm cả các ưu đãi thương mại khi thích hợp.
• Tích hợp kết quả đánh giá vào bảng điểm nhà cung cấp hoặc quy trình đánh giá nhà cung cấp của bạn để hiệu quả hoạt động bền vững được thể hiện rõ ràng cùng với các chỉ số kinh doanh khác.

Tối đa hóa sự tham gia của nhà cung cấp trên cả năm chiến lược.

Loạt bài này đã khám phá năm cách thức mà các thương hiệu và nhà bán lẻ hàng đầu xây dựng chương trình hợp tác với nhà cung cấp nhằm mang lại kết quả nhất quán và có thể đo lường được:

1. Xây dựng danh sách cơ sở vật chất toàn diện với các phân khúc liên hệ chính.
2. Thiết lập thời hạn rõ ràng 
3. Đào tạo các bên liên quan nội bộ của bạn
4. Nâng cấp phương thức liên lạc trong cơ sở của bạn
5. Thiết lập các chương trình cải thiện hiệu suất chiến lược

Không có chiến lược nào hiệu quả khi hoạt động độc lập. Các thương hiệu đạt tỷ lệ áp dụng tại cơ sở hơn 75%—thậm chí lên đến 90 đến 100%—đều áp dụng các phương pháp này cùng nhau, xây dựng các chương trình coi nhà cung cấp là đối tác trong việc thu thập dữ liệu, vận hành kinh doanh có trách nhiệm và cải tiến liên tục.

Để xem các chiến lược này hoạt động cùng nhau như thế nào trong thực tế, hãy tải xuống hướng dẫn đầy đủ " Tối đa hóa sự tham gia của nhà cung cấp: 5 cách đã được chứng minh để cải thiện việc thu thập dữ liệu sơ cấp trên quy mô lớn" .

Tải xuống hướng dẫn ngay bây giờ