Vì sao việc tương tác với nhà cung cấp lại quan trọng: Phần 3

Thiết lập mốc thời gian rõ ràng để thúc đẩy sự tham gia của nhà cung cấp và chất lượng dữ liệu.

Những điểm chính của bài viết: 

• Thời hạn rõ ràng giúp cải thiện tỷ lệ hoàn thành đánh giá và xác minh.
• Việc liên lạc sớm giúp giảm thiểu các vấn đề phát sinh vào phút cuối và các vấn đề về chất lượng dữ liệu.
• Chu kỳ dựa trên các mốc thời gian mang lại hiệu quả tốt hơn so với các phương pháp chỉ có một thời hạn duy nhất.
• Tần suất giao tiếp nhất quán giúp tăng cường sự đồng thuận và quan hệ đối tác với nhà cung cấp.
• Việc xem xét lại dữ liệu của các chu kỳ trước giúp cải thiện tỷ lệ tham gia qua từng năm.

Bài viết này là một phần trong loạt bài đăng trên blog “Tối đa hóa sự gắn kết với nhà cung cấp” của Worldly , khám phá các chiến lược đã được chứng minh mà các thương hiệu và nhà bán lẻ sử dụng để củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp, cải thiện chất lượng dữ liệu sơ cấp và sử dụng dữ liệu bền vững để thúc đẩy cải tiến trên quy mô lớn.

Các mốc thời gian được cấu trúc rõ ràng giúp chuyển đổi sự tham gia của nhà cung cấp thành kết quả có thể đo lường được.

Trong Phần 1 và 2 của loạt bài này, chúng ta đã tìm hiểu lý do tại sao sự tham gia của nhà cung cấp là nền tảng của dữ liệu bền vững đáng tin cậy — và tại sao danh sách cơ sở vật chất đầy đủ, có cấu trúc lại rất cần thiết để mở rộng sự tham gia đó một cách hiệu quả.

Sau khi đã xác định được các cơ sở và người liên hệ phù hợp, bước tiếp theo trong việc xây dựng mối quan hệ nhà cung cấp thành công là truyền đạt rõ ràng các kỳ vọng và thời hạn tương ứng. Thực hiện điều này thường xuyên (không phải chỉ một lần) sẽ dẫn đến mối quan hệ bền chặt hơn, tỷ lệ hoàn thành cao hơn, dữ liệu sơ cấp được xác minh chính xác hơn, quy trình xác minh suôn sẻ hơn và ít vấn đề phát sinh vào phút cuối hơn.

Điều này, đến lượt nó, làm cho các đánh giá và chương trình bền vững của bạn trở nên có giá trị hơn đối với bạn và các nhà cung cấp của bạn, vì kết quả tốt hơn đồng nghĩa với lợi tức đầu tư (ROI) cao hơn cho thời gian mọi người bỏ ra để thu thập dữ liệu chuỗi cung ứng sơ cấp.  

Vì sao mốc thời gian ảnh hưởng trực tiếp đến sự tham gia và chất lượng dữ liệu?

Các nhà cung cấp của bạn hoạt động trong môi trường phức tạp. Họ đồng thời quản lý mục tiêu sản xuất, kiểm toán, kiểm soát chất lượng, tiền lương, mua sắm năng lượng và nhiều yêu cầu thương hiệu khác nhau. Và đó là chưa kể đến các yêu cầu và quy định về đánh giá tính bền vững. 

Khi các thương hiệu không xác định rõ ràng kỳ vọng và thời hạn, nhà cung cấp sẽ phải tự phỏng đoán:

• Chu kỳ đánh giá chính thức bắt đầu khi nào?
• Thời gian xem xét nội bộ là bao lâu?
• Dự kiến ​​đăng tải khi nào?
• Những động lực nào khuyến khích việc tham gia, hoặc hậu quả nào nếu không tham gia? 

Những câu hỏi như thế này và nhiều câu hỏi khác dẫn đến sự không chắc chắn, có thể gây ra sự chậm trễ, việc nộp hồ sơ vội vàng, giảm độ chính xác và cuối cùng là kết quả không tối ưu cho một ưu tiên quan trọng đối với hoạt động kinh doanh như đánh giá dữ liệu chuỗi cung ứng của bạn.

Khi bạn thiết lập và truyền đạt rõ ràng các mốc thời gian trước, bạn sẽ ngăn ngừa được những điểm gây khó khăn cho các đối tác nhà cung cấp của mình. Thay vào đó, họ có thể: 

• Phân bổ nguồn lực nội bộ trước
• Thu thập dữ liệu một cách dần dần và chủ động thay vì thụ động.
• Phối hợp giữa các phòng ban
• Chuẩn bị cho các yêu cầu xác minh
• Tránh tình trạng tắc nghẽn vào phút cuối.

Lịch trình được cấu trúc rõ ràng tạo ra tính dự đoán, chứ không phải áp lực. Tính dự đoán này giúp cải thiện tỷ lệ đăng bài đúng hạn và giảm thiểu tình trạng tồn đọng công việc xác minh.

Hãy bắt đầu sớm hơn bạn nghĩ.

Dữ liệu từ Worldly Điều này cho thấy các chương trình tương tác với nhà cung cấp hiệu quả cao luôn liên lạc thường xuyên trước thời hạn. Các thương hiệu hàng đầu không chờ đến khi các đánh giá được thực hiện mới liên hệ với các đối tác trong chuỗi cung ứng của họ. Họ báo hiệu kỳ vọng từ rất sớm và cho nhà cung cấp thời gian để chuẩn bị hoạt động, đặt câu hỏi và hợp tác một cách có ý nghĩa.

Việc liên lạc ban đầu nên bao gồm:

• Ngày bắt đầu chu kỳ đánh giá sắp tới
• Yêu cầu và thời hạn đăng bài
• Yêu cầu và thời gian xác minh
• Những thay đổi so với chu kỳ trước
• Các nguồn hỗ trợ sẵn có

Việc bắt đầu sớm sẽ gửi một tín hiệu rõ ràng rằng doanh nghiệp của bạn ưu tiên các nỗ lực thu thập dữ liệu mà bạn yêu cầu nhà cung cấp thực hiện. Việc dành nhiều thời gian chuẩn bị cũng thể hiện sự tôn trọng đối với nhà cung cấp bằng cách ghi nhận số lượng công việc ưu tiên mà họ phải xử lý, và thừa nhận rằng bạn không mong đợi họ bỏ hết mọi việc khác để hoàn thành một yêu cầu vào phút chót. 

Vì sao tiến độ dựa trên các mốc thời gian giúp cải thiện tỷ lệ hoàn thành và xác minh

Một hạn chót duy nhất có thể gây áp lực lớn cho các cơ sở đang phải cân bằng nhiều ưu tiên khác nhau trong thời gian ngắn. Nó cũng có thể bị bỏ quên và dẫn đến tình trạng vội vã vào phút cuối. Các thương hiệu và nhà bán lẻ có tỷ lệ hoàn thành và xác minh đánh giá tốt nhất thường chia chu kỳ đánh giá lớn thành các mốc nhỏ hơn, chẳng hạn như: 

• Khởi động và bắt đầu quá trình đánh giá
• Kiểm tra tiến độ giữa chu kỳ
• Cửa sổ xem xét thương hiệu nội bộ
• Ngày nộp cuối cùng
• Cửa sổ xác minh

Các mốc thời gian tạo ra các điểm kiểm tra dễ quản lý thay vì một đích đến duy nhất quá sức. Điều này giúp các thương hiệu có cơ hội xác định và hỗ trợ các cơ sở có thể có thắc mắc hoặc cần hỗ trợ thêm trong suốt quá trình.

Giao tiếp thường xuyên và nhất quán

Một email đơn lẻ không thể được coi là một chiến lược truyền thông.

Các nhà cung cấp cho biết những đối tác thương hiệu tốt nhất luôn duy trì sự liên lạc cởi mở và nhất quán trước, trong và sau mỗi chu kỳ đánh giá. 

Một số điểm tiếp xúc phổ biến bao gồm:

• Thông báo ra mắt ban đầu
• Lời nhắc theo lịch trình gắn liền với các mốc quan trọng
• Theo dõi cụ thể từng phân đoạn
• Cập nhật tiến độ
• Các lộ trình leo thang rõ ràng khi cần thiết.

Việc giao tiếp nhất quán giúp củng cố kỳ vọng mà không tạo ra sự gấp gáp không cần thiết.

Nó cũng thúc đẩy sự hợp tác. Các nhà cung cấp hiểu rằng sự tham gia của họ là ưu tiên hàng đầu đối với khách hàng và việc hoàn thành thành công là ưu tiên chung, chứ không phải chỉ là một thủ tục cho có lệ.

Điều chỉnh tiến độ sao cho phù hợp với thực tế hoạt động và khu vực.

Để thành công, tiến độ thời gian phải phản ánh điều kiện hoạt động thực tế, chứ không phải các kịch bản lý tưởng.

Các biện pháp tốt nhất bao gồm:

• Nếu bạn yêu cầu xác minh, hãy cho nhà cung cấp đủ thời gian để phối hợp với các cơ quan xác minh.
• Hãy đảm bảo các yêu cầu đánh giá của bạn không xung đột với các ưu tiên kinh doanh khác của nhà cung cấp, vốn đến từ các bộ phận khác nhau trong tổ chức của bạn.
• Nếu nhà cung cấp hoạt động trên nhiều khu vực hoặc ngôn ngữ khác nhau, hãy đảm bảo tiến độ phản ánh được sự phức tạp đó, có tính đến các ngày lễ khu vực chẳng hạn.

Các chương trình bỏ qua những thực tế này—và những thực tế khác—sẽ tạo ra những trở ngại không đáng có cho các nhà cung cấp.

Hãy sử dụng dữ liệu trước đó để tinh chỉnh phương pháp của bạn mỗi năm.

Các chu kỳ đánh giá trước đây là nguồn thông tin tốt nhất cho việc lập kế hoạch trong tương lai. Việc nhìn lại quá trình đánh giá có thể, và nên, giúp bạn xây dựng chiến lược cho lần tiếp theo. Mỗi năm, Worldly Đánh giá về các thương hiệu và nhà bán lẻ thành công nhất: 

• Khi hầu hết các cơ sở đã đăng tải và xác minh các đánh giá của họ
• Những câu hỏi hoặc phần nào gây ra nhiều thắc mắc hoặc yêu cầu đào tạo và làm rõ nhất?
• Trong trường hợp xảy ra sự chậm trễ, đặc biệt nếu đó là tình trạng xảy ra đồng loạt ở nhiều cơ sở.
• Những phân khúc nhà cung cấp nào cần được theo dõi nhiều lần?
• Liệu có xảy ra tình trạng tắc nghẽn trong quá trình xác minh hay không, và nếu có thì khi nào và ở đâu.

Các tổ chức sử dụng những hiểu biết này để điều chỉnh tiến độ, tần suất giao tiếp và cấu trúc các mốc thời gian trong tương lai sẽ thấy sự cải thiện qua từng năm về mức độ tương tác với nhà cung cấp và tỷ lệ hoàn thành đánh giá. 

Việc xác định thời hạn rõ ràng mang lại lợi ích cho cả thương hiệu và nhà cung cấp.

Khi các thương hiệu thiết lập lịch trình có cấu trúc dựa trên các thực tiễn tốt nhất đã được chứng minh, đó là lợi ích đôi bên cho cả họ và các đối tác trong chuỗi cung ứng.  

Tỷ lệ hoàn thành tốt hơn giúp các thương hiệu đo lường và đạt được mục tiêu của mình, trong khi các nhà cung cấp tham gia nhận được dữ liệu có thể kiểm chứng mà họ sở hữu và có thể chia sẻ với nhiều khách hàng của thương hiệu tùy thích.

Việc đăng tải đánh giá chính xác và đúng thời hạn cho phép các thương hiệu báo cáo về hiệu quả hoạt động năm trước, trong khi các nhà cung cấp có thể hưởng lợi từ việc tham gia chương trình khuyến khích của thương hiệu hoặc đạt được sự công nhận lớn hơn trong ngành hoặc các ưu đãi như tài trợ ưu đãi.

Các thương hiệu và nhà cung cấp trở nên đồng bộ và thống nhất hơn về các ưu tiên và mục tiêu bền vững chung , điều này thúc đẩy đầu tư và quan hệ đối tác lâu dài.

Tóm lại, các mốc thời gian rõ ràng, thực tế và được truyền đạt tốt sẽ giảm thiểu sự mơ hồ trong quá trình thu thập dữ liệu chuỗi cung ứng, điều mà các nhà cung cấp đánh giá cao.

Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu các chiến lược thực tế nhằm tăng cường sự tham gia và gắn kết của nhà cung cấp. 

Trong loạt bài này, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào năm cách mà các thương hiệu và nhà bán lẻ thành công nhất đạt được kết quả—và xây dựng mối quan hệ tốt hơn với nhà cung cấp—thông qua việc tương tác hiệu quả với các đối tác trong chuỗi cung ứng của họ. 

1. Xây dựng danh sách cơ sở vật chất toàn diện với các phân khúc liên hệ chính.
2. Thiết lập thời hạn rõ ràng 
3. Đào tạo các bên liên quan nội bộ của bạn
4. Nâng cấp phương thức liên lạc trong cơ sở của bạn
5. Thiết lập các chương trình cải thiện hiệu suất chiến lược

Nếu bạn không muốn chờ đến bài viết tiếp theo để đọc thêm, hãy tải xuống hướng dẫn đầy đủ " Tối đa hóa sự tham gia của nhà cung cấp: 5 cách đã được chứng minh để cải thiện việc thu thập dữ liệu sơ cấp trên quy mô lớn", trong đó chúng tôi trình bày cách các thương hiệu hàng đầu áp dụng những phương pháp này để đạt được tỷ lệ tham gia cao hơn và kết quả tốt hơn năm này qua năm khác.

Tải xuống hướng dẫn ngay bây giờ