Pourquoi l'engagement des fournisseurs est-il important ? Partie 2

Établir des listes complètes d'établissements avec les principaux segments de contacts

Points clés de l'article : 

• Des listes d'installations incomplètes entraînent des lacunes cachées en matière de reporting et de gestion des risques
• La segmentation des contacts en fonction des rôles améliore la participation et la qualité des données
• Une coordination interne permet d'éviter la lassitude des fournisseurs et les démarches redondantes
• La segmentation des installations permet de hiérarchiser de manière stratégique les sites à fort impact

Cet article fait partie de la série de billets de blog « Optimiser l'engagement des fournisseurs » Worldly, qui explore les stratégies éprouvées utilisées par les marques et les détaillants pour renforcer leurs relations avec leurs fournisseurs et améliorer données primaires et d'utiliser les données de développement durable pour générer des améliorations à grande échelle. 

À mesure que la surveillance réglementaire s'intensifie et que les attentes des investisseurs augmentent, les données relatives à la chaîne d'approvisionnement doivent être fiables, exhaustives et prêtes à être utilisées pour la prise de décision.

Dans la première partie de cette série, nous avons examiné pourquoi l'engagement des fournisseurs constitue le fondement de données primaires fiables. Mais même la stratégie d'engagement la plus solide restera lettre morte sans une vision opérationnelle claire.

Avant que les marques puissent améliorer leurs taux de participation, renforcer leur reporting de scope 3 ou générer des résultats environnementaux et sociaux mesurables, elles ont besoin d’un élément plus fondamental : une vision complète et précise de leur chaîne d’approvisionnement — ainsi que les personnes adéquates pour y intervenir. Les listes exhaustives des sites ne sont pas de simples détails administratifs. Elles constituent la base d’un engagement évolutif.

Pourquoi des listes d'équipements incomplètes créent des risques cachés

Les détails de votre chaîne d'approvisionnement évoluent sans cesse : vous intégrez de nouveaux sites, vous déplacez la production d'une région à l'autre, vous gagnez ou perdez des interlocuteurs clés, pour ne citer que quelques-uns des changements courants.  

Si vous ne procédez pas régulièrement au rapprochement et au tri de vos listes d'établissements, des lacunes peuvent apparaître sans que vous vous en rendiez compte. Certains établissements ne reçoivent jamais vos demandes d'évaluation. D'autres reçoivent des communications erronées. Les questionnaires environnementaux peuvent aboutir chez les équipes financières. Les demandes relatives aux aspects sociaux et aux conditions de travail sont acheminées vers des boîtes de réception générales. Plusieurs équipes de marque contactent le même fournisseur de manière indépendante, sans coordination.

Ces problèmes courants ne sont pas de simples désagréments. Ils compromettent l'exhaustivité des données, retardent la participation et créent des lacunes dans les calculs du Scope 3 et les efforts de gestion des risques.

À mesure que la surveillance réglementaire s'intensifie et que les attentes des investisseurs augmentent, la tolérance à l'égard d'une visibilité incomplète de la chaîne d'approvisionnement ne cesse de diminuer. Une liste d'installations qui est « globalement correcte » ne suffit plus.

Une cartographie précise des installations constitue la première étape vers un reporting fiable et une résilience opérationnelle.

Commencez par une visibilité totale sur la chaîne logistique

Pour établir une liste exhaustive des installations, il ne suffit pas d'exporter les données d'un système de gestion des achats.

Pour mettre en place des programmes d'engagement efficaces, il faut commencer par déterminer précisément quelles installations produisent activement vos produits, où elles sont situées et comment chacune d'entre elles contribue à votre empreinte environnementale et sociale. Ce processus met souvent en évidence des incohérences entre les registres d'approvisionnement, les systèmes ERP et les plateformes de développement durable.

Lorsque les équipes règlent ces divergences dès le début, elles évitent toute confusion pendant les cycles d'évaluation. Les fournisseurs reçoivent des demandes précises, les équipes internes évitent les contacts redondants et les délais restent harmonisés.

Une liste d'équipements bien conçue répond à trois questions précises :

• Quels sont les sites de production de nos produits ?
• Où se trouvent-ils ?
• Quel est le niveau de risque ou d'impact qu'ils représentent ?

Si votre équipe n'est pas en mesure de répondre à ces questions avec certitude, votre stratégie d'engagement reposera sur des suppositions plutôt que sur une approche structurée.

Segmentez les contacts par fonction, et pas seulement par site

Même avec une liste précise des établissements, l'engagement s'essouffle lorsque votre communication manque de précision.

Les installations fonctionnent selon des rôles bien définis, par exemple : 

• Les responsables environnementaux supervisent les données relatives aux émissions et à la consommation d'énergie. 
• Les responsables de la conformité sociale gèrent les évaluations des conditions de travail. 
• Les directeurs généraux supervisent les opérations. 
• Les équipes chargées du développement durable au sein de l'entreprise coordonnent la communication des informations entre les différents sites.

Lorsque les marques envoient toutes leurs demandes vers une seule boîte de réception générale ou à un seul interlocuteur, elles obligent les fournisseurs à réacheminer la communication en interne. Ce retard augmente le risque de non-respect des délais et de soumissions incomplètes.

Les marques devraient plutôt identifier, au sein de chaque site, les interlocuteurs chargés de chaque domaine et adapter leurs démarches en conséquence. Les demandes relatives à l'environnement doivent être adressées directement aux responsables environnementaux. Les communications concernant les questions sociales et les conditions de travail doivent être transmises aux responsables de la conformité. Les cas nécessitant une escalade doivent être portés à l'attention des décideurs habilités à allouer des ressources.

Cette approche ne se contente pas d'accélérer les réponses. Elle montre que la marque comprend le fonctionnement des installations. Les fournisseurs réagissent plus rapidement lorsque la communication reflète la réalité opérationnelle.

Réduire les redondances et la lassitude liée aux évaluations

Une communication fragmentée est source de tensions. Vos fournisseurs tirent profit de la cohérence, de la normalisation et d'une communication rationalisée. 

Lorsque les équipes chargées des différentes marques envoient chacune de leur côté des demandes concernant les aspects environnementaux, sociaux, chimiques et spécifiques aux produits, les fournisseurs sont confrontés à des sollicitations qui se chevauchent. Ils peuvent recevoir plusieurs e-mails leur demandant des données similaires, dans des formats légèrement différents et selon des délais variés. Ces doublons font perdre du temps et sapent la confiance. Ce problème s'aggrave lorsque la même situation se produit chez les nombreux clients de vos fournisseurs. 

Une segmentation structurée des installations permet aux marques de se coordonner en interne avant de communiquer à l'extérieur. Les équipes peuvent ainsi harmoniser leurs calendriers, clarifier les attentes et rationaliser leurs messages avant même que les fournisseurs ne prennent connaissance d'une demande.

Cette coordination permet de réduire la charge liée aux évaluations et de réaffirmer un principe simple : les fournisseurs sont des partenaires dans la collecte des données et les efforts d'amélioration, et bon nombre d'entre eux sont déjà des leaders en matière de développement durable, forts de plusieurs décennies d'expérience.

Une structure claire permet de réduire le travail superflu pour les deux parties, tandis que la diminution des frictions se traduit par des données de meilleure qualité.

Utilisez la segmentation pour établir des priorités de manière stratégique

Une fois que les équipes ont classé les sites par région, volume de production, type de matériaux ou niveau d'exposition aux risques, les marques et les fabricants peuvent collaborer pour affecter les ressources là où elles sont le plus nécessaires. Les sites présentant des émissions plus élevées peuvent avoir besoin d'un accompagnement ciblé en matière de décarbonisation. Ceux situés dans des régions confrontées à un stress hydrique peuvent nécessiter une planification spécifique en matière de gestion responsable. Les nouveaux fournisseurs peuvent avoir besoin d'un accompagnement à leur intégration avant de participer aux évaluations.

Sans segmentation, les marques risquent d'appliquer la même stratégie de communication à tous les établissements. Grâce à la segmentation, elles peuvent concentrer leurs efforts sur des actions qui offriront le meilleur retour sur investissement, tant sur le plan opérationnel qu'environnemental, tant pour la marque que pour l'établissement.

La définition de priorités stratégiques fait passer la collaboration avec les fournisseurs d'un suivi réactif à une planification proactive et collaborative des améliorations.

Mettre en place une appropriation et une gouvernance internes

Les données relatives aux installations ne se gèrent pas toutes seules.

Dans de nombreuses organisations, les données relatives aux fournisseurs sont dispersées entre les systèmes d'approvisionnement, les plateformes ERP, les outils de développement durable et les tableurs régionaux. Lorsqu'aucune équipe n'est chargée de la mise en concordance, les incohérences se multiplient, des doublons apparaissent, les coordonnées deviennent obsolètes et certaines installations passent entre les mailles du filet.

Les programmes d'engagement efficaces attribuent des responsabilités internes claires en matière de collaboration avec les fournisseurs et de gestion des données les concernant. Les équipes mettent en place des processus visant à mettre à jour les dossiers des sites, à vérifier les sites de production en activité et à harmoniser les systèmes d'approvisionnement et de développement durable selon une fréquence définie. Un engagement régulier permet d'éviter que des faiblesses structurelles ne viennent perturber les cycles d'évaluation par la suite.

Même si la gouvernance peut sembler relever du domaine opérationnel, elle influe directement sur les résultats stratégiques. Des données fiables améliorent la précision des rapports, raccourcissent les délais d'exécution et réduisent les escalades.

Pourquoi les listes d'établissements sont importantes pour les marques et les fournisseurs

Lorsque les marques établissent des listes exhaustives de sites et segmentent leurs contacts clés, elles gagnent en clarté opérationnelle. Les taux de participation s'améliorent. Les données primaires deviennent plus fiables. Les lacunes dans les rapports se réduisent. La conformité réglementaire s'en trouve renforcée.

Les fournisseurs y trouvent également leur compte : ils bénéficient d'une communication plus claire, reçoivent moins de demandes redondantes et bénéficient d'une approche plus ciblée de la part des marques qui sont leurs clients. Ils passent moins de temps à transférer des e-mails, ce qui leur permet de consacrer davantage de temps à réaliser des évaluations et à mettre en œuvre des améliorations concrètes.

Mesures concrètes à prendre pour se préparer aux évaluations environnementales et sociales

On ne peut pas renforcer l'engagement des fournisseurs sur des bases fragiles. Lorsque les marques investissent dans la clarté structurelle, toutes les initiatives qui s'ensuivent — de la coordination des calendriers à la planification des mesures correctives — se déroulent plus harmonieusement.

• Commencez par vérifier votre liste actuelle des sites et assurez-vous qu'elle correspond bien aux sites de production en activité. 
• Segmentez les installations selon les critères les plus pertinents afin de vous aider à élaborer des plans de communication ciblés.
• Harmoniser les données fournisseurs entre les systèmes d'approvisionnement et de développement durable afin de garantir une source unique et fiable en interne. 
• Identifiez les interlocuteurs en fonction de leur rôle au sein de chaque établissement, plutôt que de vous fier à des boîtes de réception génériques.
• Désignez un responsable interne chargé de la gestion de ces dossiers et fixez une fréquence pour leur examen régulier.

Une fois ces étapes franchies, vous serez en bonne voie pour établir un partenariat fructueux avec vos fournisseurs afin de collecter des données de première main sur la chaîne d'approvisionnement, qui favoriseront des pratiques commerciales responsables, la réduction des risques et des partenariats plus fructueux avec vos fournisseurs. 

Poursuivez votre lecture pour découvrir des stratégies concrètes visant à renforcer l'engagement et la participation des fournisseurs 

Dans cette série, nous allons examiner en détail chacune des cinq stratégies mises en œuvre par les marques et les détaillants les plus performants pour obtenir des résultats — et améliorer leurs relations avec leurs fournisseurs — grâce à une collaboration efficace avec leurs partenaires de la chaîne d'approvisionnement. 

1. Établir des listes complètes d'établissements avec les principaux segments de contacts
2. Fixer des délais précis 
3. Formez vos parties prenantes internes
4. Améliorez les méthodes de communication au sein de votre établissement
5. Mettre en place des programmes stratégiques d'amélioration de la performance

Si vous ne souhaitez pas attendre le prochain article pour en savoir plus, téléchargez le guide complet Optimisez l'engagement des fournisseurs : 5 méthodes éprouvées pour améliorer la collecte de données primaires à grande échelle dans lequel nous expliquons comment les grandes marques combinent ces pratiques pour obtenir des taux de participation plus élevés et de meilleurs résultats année après année.

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