Warum die Einbindung von Lieferanten wichtig ist: Teil 3

Legen Sie klare Zeitpläne fest, um die Beteiligung der Lieferanten und die Datenqualität zu fördern

Die wichtigsten Punkte des Artikels: 

• Klare Zeitpläne verbessern die Abschluss- und Überprüfungsquoten bei der Bewertung
• Eine frühzeitige Kommunikation beugt Eskalationen in letzter Minute und Problemen mit der Datenqualität vor
• Meilensteinbasierte Zyklen schneiden besser ab als Ansätze mit einem einzigen Termin
• Regelmäßige Kommunikationsrhythmen stärken die Abstimmung mit den Lieferanten und die partnerschaftliche Zusammenarbeit
• Die Auswertung der Daten aus dem vorangegangenen Zyklus verbessert die Beteiligung im Jahresvergleich

Dieser Artikel ist Teil der Blogreihe „Maximize Supplier Engagement“ Worldly, in der bewährte Strategien vorgestellt werden, mit denen Marken und Einzelhändler ihre Beziehungen zu Lieferanten stärken und Primärdaten und Nachhaltigkeitsdaten nutzen, um Verbesserungen in großem Maßstab voranzutreiben. 

Durch strukturierte Zeitpläne lassen sich die Maßnahmen zur Lieferantenbindung in messbare Ergebnisse umsetzen

In Teil 1 und 2 dieser Reihe haben wir untersucht, warum die Einbindung von Lieferanten die Grundlage für glaubwürdige Nachhaltigkeitsdaten bildet – und warum vollständige, strukturierte Standortlisten unerlässlich sind, um diese Einbindung effektiv auszuweiten.

Sobald Sie die richtigen Einrichtungen und Ansprechpartner ermittelt haben, besteht der nächste Schritt zum Aufbau erfolgreicher Lieferantenbeziehungen darin, klare Erwartungen und die damit verbundenen Zeitpläne zu kommunizieren. Wenn Sie dies regelmäßig tun (und nicht nur einmalig), führt dies zu stärkeren Beziehungen, höheren Erfüllungsquoten, genaueren verifizierten Primärdaten, einem reibungsloseren Verifizierungsprozess und weniger Eskalationen in letzter Minute.

Dies wiederum erhöht den Wert Ihrer Nachhaltigkeitsbewertungen und -programme für Sie und Ihre Lieferanten, da bessere Ergebnisse einen höheren ROI für den Zeitaufwand bedeuten, den alle Beteiligten für die Erfassung von Primärdaten zur Lieferkette aufwenden.  

Warum Zeitpläne einen direkten Einfluss auf die Beteiligung und die Datenqualität haben

Ihre Lieferanten sind in einem komplexen Umfeld tätig. Sie müssen gleichzeitig Produktionsziele, Audits, Qualitätskontrolle, Lohnabrechnung, Energiebeschaffung und vielfältige Markenanforderungen bewältigen. Und das noch bevor Sie die Anforderungen und Vorgaben für Nachhaltigkeitsbewertungen hinzurechnen. 

Wenn Marken es versäumen, Erwartungen und Zeitpläne klar zu definieren, müssen Lieferanten raten:

• Wann beginnt der Bewertungszyklus offiziell?
• Was ist das interne Überprüfungsfenster?
• Wann ist mit der Veröffentlichung zu rechnen?
• Welche Anreize gibt es für die Teilnahme, und welche Konsequenzen hat eine Nichtteilnahme? 

Fragen wie diese und andere führen zu Unsicherheiten, die Verzögerungen, überstürzte Einreichungen, eine geringere Genauigkeit und letztlich suboptimale Ergebnisse bei einer geschäftskritischen Priorität wie der Bewertung Ihrer Lieferkettendaten zur Folge haben können.

Wenn Sie im Voraus klare Zeitpläne festlegen und kommunizieren, vermeiden Sie solche Reibungspunkte für Ihre Lieferantenpartner. Stattdessen können diese: 

• Interne Ressourcen im Voraus zuweisen
• Sammeln Sie Daten schrittweise und proaktiv statt reaktiv
• abteilungsübergreifend koordinieren
• Bereiten Sie sich auf die Anforderungen zur Überprüfung vor
• Vermeiden Sie Engpässe in letzter Minute

Strukturierte Zeitpläne sorgen für Planbarkeit statt für Druck. Diese Planbarkeit verbessert die Pünktlichkeitsquote bei der Veröffentlichung und verringert Rückstände bei der Überprüfung.

Fang früher an, als du denkst, dass du musst

Daten von Worldly , dass erfolgreiche Programme zur Lieferantenbindung stets rechtzeitig vor Ablauf der Fristen kommunizieren. Führende Marken warten nicht, bis die Bewertungen live gehen, um ihre Lieferkettenpartner zu kontaktieren. Sie teilen ihre Erwartungen frühzeitig mit und geben den Lieferanten Zeit, ihre Abläufe vorzubereiten, Fragen zu stellen und sinnvoll mitzuarbeiten.

Die frühzeitige Kommunikation sollte Folgendes umfassen:

• Termine für den kommenden Bewertungszyklus
• Bekanntgabe von Erwartungen und Fristen
• Anforderungen an die Überprüfung und Zeitplan
• Änderungen gegenüber dem vorangegangenen Zyklus
• Verfügbare Support-Ressourcen

Wenn Sie frühzeitig beginnen, senden Sie ein klares Signal, dass Ihr Unternehmen den Datenerfassungsmaßnahmen, um deren Durchführung Sie Ihre Lieferanten bitten, Priorität einräumt. Eine großzügige Vorlaufzeit zeugt zudem von Respekt gegenüber Ihren Lieferanten, da Sie damit anerkennen, wie viele Prioritäten diese unter einen Hut bringen müssen, und deutlich machen, dass Sie nicht erwarten, dass sie alles andere liegen lassen, um eine Last-Minute-Anfrage zu erledigen. 

Warum meilensteinbasierte Zeitpläne die Fertigstellungs- und Überprüfungsquoten verbessern

Eine einzige endgültige Frist kann für Einrichtungen, die innerhalb kurzer Zeiträume konkurrierende Prioritäten unter einen Hut bringen müssen, überwältigend wirken. Sie kann zudem in der Hektik untergehen und zu Last-Minute-Eile führen. Marken und Einzelhändler mit den besten Abschluss- und Verifizierungsquoten bei Bewertungen unterteilen den übergeordneten Bewertungszyklus in kleinere Meilensteine, wie zum Beispiel: 

• Start der Bewertung und Auftaktveranstaltung
• Zwischenbilanz
• Zeitraum für die interne Markenüberprüfung
• Einsendeschluss
• Überprüfungsfenster

Meilensteine schaffen überschaubare Etappenziele statt einer einzigen, überwältigenden Ziellinie. Dies gibt Marken die Möglichkeit, Einrichtungen zu identifizieren und zu unterstützen, die möglicherweise Fragen haben oder auf ihrem Weg zusätzliche Hilfe benötigen.

Kommunizieren Sie regelmäßig und konsequent

Eine einzelne E-Mail ist noch keine Kommunikationsstrategie.

Lieferanten berichten, dass die besten Markenpartner die Kommunikationskanäle offen halten und vor, während und nach jedem Bewertungszyklus einen kontinuierlichen Austausch pflegen. 

Zu den gängigen Berührungspunkten gehören:

• Erste Ankündigung der Markteinführung
• Geplante Erinnerungen, die an Meilensteine geknüpft sind
• Segmentspezifische Nachuntersuchungen
• Fortschrittsberichte
• Klare Eskalationswege, falls erforderlich

Eine konsequente Kommunikation bekräftigt Erwartungen, ohne unnötige Dringlichkeit zu erzeugen.

Außerdem fördert es die partnerschaftliche Zusammenarbeit. Die Lieferanten wissen, dass ihre Mitwirkung für ihre Kunden von vorrangiger Bedeutung ist und dass die erfolgreiche Umsetzung ein gemeinsames Ziel ist und nicht nur eine Pflichtübung.

Zeitpläne an die betrieblichen und regionalen Gegebenheiten anpassen

Um erfolgreich zu sein, müssen Zeitpläne die realen Betriebsbedingungen widerspiegeln und nicht ideale Szenarien.

Zu den bewährten Verfahren gehören:

• Falls eine Überprüfung erforderlich ist, geben Sie den Lieferanten ausreichend Zeit, sich mit den prüfenden Stellen abzustimmen.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Anforderungen an die Bewertung nicht mit den anderen geschäftlichen Prioritäten Ihrer Lieferanten konkurrieren, die aus anderen Bereichen Ihres Unternehmens stammen.
• Wenn Lieferanten in mehreren Regionen oder Sprachen tätig sind, stellen Sie sicher, dass die Zeitpläne dieser Komplexität Rechnung tragen und beispielsweise regionale Feiertage berücksichtigen.

Programme, die diese – und andere – Gegebenheiten außer Acht lassen, schaffen vermeidbare Hindernisse für Lieferanten.

Nutzen Sie frühere Daten, um Ihren Ansatz jedes Jahr zu verfeinern

Ihre bisherigen Bewertungszyklen sind Ihre beste Informationsquelle für die zukünftige Planung. Ein Rückblick auf den bisherigen Verlauf kann und sollte in Ihre Strategie für die Zukunft einfließen. Jedes Jahr überprüfen die erfolgreichsten Marken und Einzelhändler Worldly: 

• Als die meisten Einrichtungen ihre Bewertungen veröffentlicht und überprüft hatten
• Welche Fragen oder Abschnitte haben die meisten Rückfragen oder Anfragen nach Schulungen und Erläuterungen hervorgerufen?
• Wo es zu Verzögerungen kam, insbesondere wenn dies ein generelles Muster in allen Einrichtungen war
• Welche Lieferantensegmente erforderten wiederholte Nachfassaktionen?
• Ob es zu Engpässen bei der Überprüfung kam, und wenn ja, wann und wo

Unternehmen, die diese Erkenntnisse nutzen, um ihre Zeitpläne, den Kommunikationsrhythmus und die Meilensteinstruktur anzupassen, verzeichnen im Jahresvergleich Verbesserungen bei der Einbindung ihrer Lieferanten und bei den Abschlussquoten der Lieferantenbewertungen. 

Klare Zeitpläne kommen Marken und Lieferanten zugute

Wenn Marken strukturierte Zeitpläne festlegen, die sich an bewährten Best Practices orientieren, ist dies sowohl für sie selbst als auch für ihre Lieferkettenpartner eine Win-Win-Situation.  

Höhere Abschlussquoten helfen Marken dabei, ihre Ziele zu messen und zu erreichen, während die teilnehmenden Lieferanten verifizierbare Daten erhalten, deren Eigentümer sie sind und die sie mit beliebig vielen Markenkunden teilen können. 

Die genaue und fristgerechte Veröffentlichung von Bewertungen ermöglicht es Marken, über ihre Leistung im Vorjahr zu berichten, während Lieferanten davon profitieren können, Teil des Anreizprogramms der Marke zu sein, oder eine größere Anerkennung in der Branche sowie Anreize wie Vorzugsfinanzierungen erhalten können. 

Marken und Lieferanten werden besser aufeinander abgestimmt und richten sich gemeinsam an gemeinsamen Nachhaltigkeitsprioritäten und Zielen, was langfristige Investitionen und Partnerschaften fördert. 

Letztendlich tragen klare, realistische und gut kommunizierte Zeitpläne dazu bei, Unklarheiten bei der Datenerfassung in der Lieferkette zu verringern, was von den Lieferanten geschätzt wird.

Lesen Sie weiter, um konkrete Strategien zur Steigerung des Engagements und der Beteiligung von Lieferanten kennenzulernen 

In dieser Reihe werden wir uns eingehender mit den fünf Methoden befassen, mit denen die erfolgreichsten Marken und Einzelhändler durch eine effektive Einbindung ihrer Lieferkettenpartner Ergebnisse erzielen – und ihre Beziehungen zu Lieferanten verbessern. 

1. Erstellen Sie umfassende Anlagenverzeichnisse mit den wichtigsten Kontaktgruppen
2. Legen Sie klare Zeitpläne fest 
3. Schulen Sie Ihre internen Stakeholder
4. Optimieren Sie die Kommunikationsmethoden in Ihrer Einrichtung
5. Strategische Programme zur Leistungssteigerung einrichten

Wenn Sie nicht auf den nächsten Artikel warten möchten, um mehr zu erfahren, laden Sie den vollständigen Leitfaden herunter Maximieren Sie das Lieferantenengagement: 5 bewährte Methoden zur Verbesserung der Primärdatenerhebung in großem Maßstab , in dem wir darlegen, wie führende Marken diese Methoden gemeinsam anwenden, um Jahr für Jahr höhere Teilnahmequoten und bessere Ergebnisse zu erzielen.

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