Warum die Einbindung von Lieferanten wichtig ist: Teil 2

Erstellen Sie umfassende Anlagenverzeichnisse mit wichtigen Kontaktgruppen

Die wichtigsten Punkte des Artikels: 

• Unvollständige Anlagenverzeichnisse führen zu versteckten Lücken in der Berichterstattung und im Risikomanagement
• Eine rollenbasierte Kontaktsegmentierung verbessert die Beteiligung und die Datenqualität
• Eine interne Koordination verringert die Belastung der Lieferanten und vermeidet doppelte Kontaktaufnahmen
• Die Segmentierung der Standorte ermöglicht eine strategische Priorisierung der Standorte mit großer Wirkung

Dieser Artikel ist Teil der Blogreihe „Maximize Supplier Engagement“ Worldly, in der bewährte Strategien vorgestellt werden, mit denen Marken und Einzelhändler ihre Beziehungen zu Lieferanten stärken und Primärdaten und Nachhaltigkeitsdaten nutzen, um Verbesserungen in großem Maßstab voranzutreiben. 

Angesichts verschärfter behördlicher Kontrollen und steigender Erwartungen der Investoren müssen Lieferkettendaten nachvollziehbar, vollständig und entscheidungsrelevant sein.

In Teil 1 dieser Reihe haben wir untersucht, warum die Einbindung der Lieferanten die Grundlage für zuverlässige Primärdaten bildet. Doch selbst die beste Einbindungsstrategie kommt ohne klare operative Vorgaben nicht voran.

Bevor Marken ihre Beteiligungsquoten verbessern, ihre Scope-3-Berichterstattung ausbauen oder messbare ökologische und soziale Leistungen erzielen können, benötigen sie etwas Grundlegenderes: einen vollständigen und genauen Überblick über ihre Lieferkette – und die richtigen Ansprechpartner innerhalb dieser Kette. Umfassende Standortverzeichnisse sind keine administrativen Details. Sie bilden das Rückgrat für ein skalierbares Engagement.

Warum unvollständige Anlagenverzeichnisse versteckte Risiken bergen

Die Details Ihrer Lieferkette ändern sich ständig: Sie nehmen neue Standorte in Betrieb, verlagern die Produktion zwischen verschiedenen Regionen und gewinnen oder verlieren wichtige Ansprechpartner – um nur einige der üblichen Veränderungen zu nennen.  

Wenn Sie Ihre Lieferantenlisten nicht regelmäßig abgleichen und segmentieren, können unbemerkt Lücken entstehen. Manche Lieferanten erhalten Ihre Bewertungsanfragen gar nicht. Andere erhalten falsche Mitteilungen. Umweltfragebögen landen möglicherweise bei den Finanzabteilungen. Anfragen zu Sozial- und Arbeitsbedingungen werden an allgemeine Posteingänge weitergeleitet. Mehrere Markenteams kontaktieren denselben Lieferanten unabhängig voneinander und ohne Abstimmung.

Diese häufig auftretenden Probleme sind nicht nur bloße Unannehmlichkeiten. Sie beeinträchtigen die Vollständigkeit der Daten, verzögern die Teilnahme und führen zu Lücken bei den Scope-3-Berechnungen und im Risikomanagement.

Angesichts zunehmender behördlicher Kontrollen und steigender Erwartungen der Investoren nimmt die Toleranz gegenüber einer unvollständigen Transparenz in der Lieferkette immer weiter ab. Eine Standortliste, die „größtenteils korrekt“ ist, reicht nicht mehr aus.

Eine genaue Kartierung der Anlagen ist der erste Schritt zu einer glaubwürdigen Berichterstattung und zu betrieblicher Resilienz.

Beginnen Sie mit vollständiger Transparenz in der Lieferkette

Die Erstellung einer umfassenden Anlagenliste erfordert mehr als nur den Export von Daten aus einem Beschaffungssystem.

Erfolgreiche Engagement-Programme beginnen damit, genau zu ermitteln, welche Standorte Ihre Waren aktiv produzieren, wo sich diese Standorte befinden und wie jeder einzelne zu Ihrem ökologischen und sozialen Fußabdruck beiträgt. Dieser Prozess deckt häufig Unstimmigkeiten zwischen Beschaffungsunterlagen, ERP-Systemen und Nachhaltigkeitsplattformen auf.

Wenn Teams diese Unstimmigkeiten frühzeitig ausgleichen, verhindern sie Verwirrung während der Bewertungszyklen. Lieferanten erhalten präzise Anfragen, interne Teams vermeiden doppelte Kontaktaufnahmen, und die Fristen stimmen überein.

Eine aussagekräftige Liste der Einrichtungen beantwortet drei konkrete Fragen:

• In welchen Werken werden unsere Produkte hergestellt?
• Wo befinden sie sich?
• Welches Risiko oder welche Auswirkungen sind damit verbunden?

Wenn Ihr Team diese Fragen nicht mit Sicherheit beantworten kann, basiert Ihre Strategie zur Mitarbeiterbindung eher auf Vermutungen als auf einer soliden Grundlage.

Segmentieren Sie die Kontakte nach Funktion, nicht nur nach Standort

Selbst mit einer korrekten Liste der Einrichtungen verlangsamt sich der Prozess, wenn Ihre Kommunikation nicht präzise genug ist.

Einrichtungen arbeiten mit festgelegten Rollen, zum Beispiel: 

• Umweltmanager überwachen Emissions- und Energiedaten. 
• Führungskräfte im Bereich der Einhaltung sozialer Standards leiten die Arbeitsbedingungen-Prüfungen. 
• Geschäftsführer leiten den Betrieb. 
• Die Nachhaltigkeitsteams des Unternehmens koordinieren die Berichterstattung standortübergreifend.

Wenn Marken alle Anfragen an einen einzigen allgemeinen Posteingang oder einen einzigen Ansprechpartner senden, zwingen sie die Lieferanten dazu, die Kommunikation intern weiterzuleiten. Diese Verzögerung erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Fristen versäumt werden und Einreichungen unvollständig sind.

Stattdessen sollten Marken in jeder Einrichtung Ansprechpartner für bestimmte Aufgabenbereiche benennen und ihre Kommunikation entsprechend darauf abstimmen. Anfragen zu Umweltbelangen sollten direkt an die Umweltbeauftragten gerichtet werden. Mitteilungen zu sozialen und arbeitsrechtlichen Themen sollten die Compliance-Manager erreichen. Eskalationen sollten an Entscheidungsträger weitergeleitet werden, die befugt sind, Ressourcen zuzuweisen.

Dieser Ansatz sorgt nicht nur für schnellere Antworten. Er zeigt auch, dass die Marke versteht, wie die Einrichtungen funktionieren. Lieferanten reagieren schneller, wenn die Kommunikation die betrieblichen Gegebenheiten widerspiegelt.

Doppelspurarbeit und Bewertungsermüdung reduzieren

Eine uneinheitliche Kommunikation führt zu Reibungsverlusten. Ihre Lieferanten profitieren von Konsistenz, Standardisierung und einer optimierten Kommunikation. 

Wenn einzelne Markenteams unabhängig voneinander Anfragen zu Umwelt-, Sozial- und Chemikalienaspekten sowie auf Produktebene stellen, kommt es bei den Lieferanten zu Überschneidungen bei der Kontaktaufnahme. Sie erhalten möglicherweise mehrere E-Mails, in denen ähnliche Daten in leicht unterschiedlichen Formaten und mit unterschiedlichen Fristen angefordert werden. Diese Doppelarbeit kostet Zeit und untergräbt das Vertrauen. Diese Herausforderung vervielfacht sich, wenn dasselbe bei den zahlreichen Kunden Ihrer Lieferanten geschieht. 

Durch eine strukturierte Segmentierung der Standorte können Marken sich intern abstimmen, bevor sie nach außen kommunizieren. Die Teams können Zeitpläne aufeinander abstimmen, Erwartungen klären und die Botschaften optimieren, noch bevor die Lieferanten eine Anfrage erhalten.

Diese Koordinierung verringert den Aufwand für die Bewertung und unterstreicht ein einfaches Prinzip: Lieferanten sind Partner bei der Datenerhebung und bei Verbesserungsmaßnahmen – und viele von ihnen sind selbst Vorreiter im Bereich Nachhaltigkeit und verfügen über jahrzehntelange Erfahrung.

Eine klare Struktur reduziert unnötigen Aufwand für beide Seiten, während geringere Reibungsverluste zu Daten höherer Qualität führen.

Nutzen Sie Segmentierung, um strategische Prioritäten zu setzen

Sobald die Teams die Standorte nach Region, Produktionsvolumen, Materialart oder Risikoexposition kategorisiert haben, können Marken und Hersteller gemeinsam daran arbeiten, Ressourcen dort einzusetzen, wo sie am dringendsten benötigt werden. Standorte mit höheren Emissionen benötigen möglicherweise gezielte Unterstützung bei der Dekarbonisierung. Standorte in Regionen mit Wasserknappheit benötigen möglicherweise eine spezifische Planung im Bereich der verantwortungsvollen Wasserbewirtschaftung. Neue Lieferanten benötigen möglicherweise Unterstützung bei der Einarbeitung, bevor sie an den Bewertungen teilnehmen können.

Ohne Segmentierung wenden Marken möglicherweise bei jeder Einrichtung denselben Ansatz an. Durch Segmentierung können sie ihre Bemühungen hingegen so ausrichten, dass sie sowohl für die Marke als auch für die Einrichtung den größten betrieblichen und ökologischen Nutzen erzielen.

Durch strategische Priorisierung verlagert sich die Zusammenarbeit mit Lieferanten von einer reaktiven Nachverfolgung hin zu einer proaktiven und kooperativen Verbesserungsplanung.

Interne Zuständigkeiten und Steuerungsstrukturen festlegen

Anlagendaten halten sich nicht von selbst.

In vielen Unternehmen sind Lieferantenstammdaten über verschiedene Beschaffungssysteme, ERP-Plattformen, Nachhaltigkeits-Tools und regionale Tabellenkalkulationen verteilt. Wenn kein Team für die Datenabgleichung zuständig ist, häufen sich Unstimmigkeiten, es entstehen doppelte Einträge, Kontaktdaten veralten und Standorte gehen unter den Tisch.

Wirksame Programme zur Lieferantenbindung legen klare interne Zuständigkeiten für die Zusammenarbeit mit Lieferanten und die Pflege von Lieferantendaten fest. Die Teams richten Prozesse ein, um Standortdaten zu aktualisieren, aktive Produktionsstätten zu bestätigen und Beschaffungs- und Nachhaltigkeitssysteme in festgelegten Abständen aufeinander abzustimmen. Durch regelmäßige Interaktion wird verhindert, dass strukturelle Schwachstellen später die Bewertungszyklen beeinträchtigen.

Auch wenn Governance auf den ersten Blick eher operativ erscheint, hat sie doch direkten Einfluss auf strategische Ergebnisse. Saubere Daten verbessern die Genauigkeit der Berichterstattung, verkürzen die Bearbeitungszeiten und verringern die Anzahl der Eskalationen.

Warum Standortlisten für Marken und Lieferanten wichtig sind

Wenn Marken umfassende Standortverzeichnisse erstellen und wichtige Ansprechpartner segmentieren, gewinnen sie mehr operative Transparenz. Die Teilnahmequoten steigen. Primärdaten werden zuverlässiger. Lücken in der Berichterstattung werden kleiner. Die regulatorische Bereitschaft wird gestärkt.

Auch die Lieferanten profitieren davon: Sie profitieren von einer klareren Kommunikation, weniger doppelten Anfragen und einer gezielteren Ansprache durch ihre Markenkunden. Sie verbringen weniger Zeit damit, E-Mails weiterzuleiten, und gewinnen so Zeit, um Bewertungen durchzuführen und sinnvolle Verbesserungen umzusetzen.

Konkrete nächste Schritte zur Vorbereitung auf Umwelt- und Sozialprüfungen

Auf wackeligen Fundamenten lässt sich die Lieferantenbindung nicht ausbauen. Wenn Marken in strukturelle Klarheit investieren, laufen alle nachfolgenden Maßnahmen – von der Abstimmung der Zeitpläne bis hin zur Planung von Korrekturmaßnahmen – reibungsloser ab.

• Überprüfen Sie zunächst Ihre aktuelle Standortliste und vergewissern Sie sich, dass sie die aktiven Produktionsstandorte enthält. 
• Unterteilen Sie die Einrichtungen nach den für Sie wichtigsten Kriterien, um gezielte Kommunikationspläne zu erstellen.
• Stimmen Sie die Lieferantendaten zwischen Beschaffungs- und Nachhaltigkeitssystemen ab, um intern eine einheitliche Datenquelle zu gewährleisten. 
• Bestimmen Sie rollenbasierte Ansprechpartner innerhalb jeder Einrichtung, anstatt sich auf allgemeine Posteingänge zu verlassen.
• Legen Sie fest, wer intern für die Pflege dieser Unterlagen zuständig ist, und legen Sie einen Zeitplan für regelmäßige Überprüfungen fest.

Nachdem Sie diese Schritte umgesetzt haben, sind Sie auf dem besten Weg zu einer erfolgreichen Zusammenarbeit mit Ihren Lieferanten, um Primärdaten zur Lieferkette zu erheben, die verantwortungsbewusste Geschäftspraktiken, Risikominderung und erfolgreichere Lieferantenpartnerschaften fördern. 

Lesen Sie weiter, um konkrete Strategien zur Steigerung des Engagements und der Beteiligung von Lieferanten kennenzulernen 

In dieser Reihe werden wir uns eingehender mit den fünf Methoden befassen, mit denen die erfolgreichsten Marken und Einzelhändler durch eine effektive Einbindung ihrer Lieferkettenpartner Ergebnisse erzielen – und ihre Beziehungen zu Lieferanten verbessern. 

1. Erstellen Sie umfassende Anlagenverzeichnisse mit den wichtigsten Kontaktgruppen
2. Legen Sie klare Zeitpläne fest 
3. Schulen Sie Ihre internen Stakeholder
4. Optimieren Sie die Kommunikationsmethoden in Ihrer Einrichtung
5. Strategische Programme zur Leistungssteigerung einrichten

Wenn Sie nicht auf den nächsten Artikel warten möchten, um mehr zu erfahren, laden Sie den vollständigen Leitfaden herunter Maximieren Sie das Lieferantenengagement: 5 bewährte Methoden zur Verbesserung der Primärdatenerhebung in großem Maßstab , in dem wir darlegen, wie führende Marken diese Methoden gemeinsam anwenden, um Jahr für Jahr höhere Teilnahmequoten und bessere Ergebnisse zu erzielen.

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