Warum die Einbindung von Lieferanten wichtig ist: Teil 5

Optimieren Sie die Kommunikationsmethoden in Ihrer Einrichtung, um die Beteiligung und die Datenqualität zu verbessern

Die wichtigsten Punkte des Artikels: 

• Eine transparente und ehrliche Kommunikation schafft das Vertrauen der Lieferanten, das eine langfristige Teilnahme an der Bewertung gewährleistet
• Die Kommunikation in der Muttersprache fördert das gegenseitige Verständnis, verringert Missverständnisse und stärkt das Engagement in den verschiedenen Einrichtungsnetzwerken
• Maßgeschneiderte Ressourcen für verschiedene Arten, Größen und Reifegrade von Einrichtungen verbessern die Abschlussquoten und die Datenqualität
• Eine konsequente Kommunikation vor, während und nach jedem Bewertungszyklus stärkt die Beziehungen zu den Lieferanten
• Eine lokal angepasste, zielgerichtete Ansprache zeugt von Respekt gegenüber den Lieferanten als operative Partner und nicht nur als Lieferanten, die Vorschriften erfüllen

Dieser Artikel ist Teil der Blogreihe „Maximize Supplier Engagement“ Worldly, in der bewährte Strategien vorgestellt werden, mit denen Marken und Einzelhändler ihre Beziehungen zu Lieferanten stärken und Primärdaten und Nachhaltigkeitsdaten nutzen, um Verbesserungen in großem Maßstab voranzutreiben. 

Selbst Marken mit vollständigen Standortlisten, gut strukturierten Zeitplänen und gut aufeinander abgestimmten internen Teams können mit einer geringen Teilnahmequote bei der Bewertung konfrontiert sein, wenn die Kommunikation an den Standorten zu allgemein, unklar oder schlecht ausgerichtet ist.

Eine konsequente, klare Kommunikation – die frühzeitig und regelmäßig erfolgt – ist einer der wichtigsten Faktoren für die Beteiligung von Lieferanten. Dabei ist die Qualität dieser Kommunikation ebenso wichtig wie ihre Häufigkeit. Lieferanten nehmen eher an Bewertungen teil, wenn die Kontaktaufnahme ihre betriebliche Realität widerspiegelt, auf ihren spezifischen Kontext eingeht und sie als Partner in einem gemeinsamen Geschäftsvorhaben behandelt.

Warum die Qualität der Kommunikation über den Erfolg von Engagement-Maßnahmen entscheidet

Überlegen Sie einmal, was Lieferanten in einer beliebigen Woche von ihren Markenkunden erhalten: Produktionsziele, Qualitätsanforderungen, Versandanweisungen, aktuelle gesetzliche Vorschriften und mittlerweile auch Anfragen zur Nachhaltigkeitsbewertung – oft von mehreren Marken gleichzeitig.

Wenn Marken vage, allgemeine oder schwer verständliche Mitteilungen versenden, wissen Lieferanten möglicherweise nicht genau, worum es bei der Anfrage eigentlich geht. Wenn Marken klar und konkret kommunizieren und dabei eine Sprache und ein Format verwenden, auf die bzw. das der Betrieb reagieren kann, fällt es den Lieferanten wesentlich leichter, die Anfrage zu erfüllen. 

Die Marken mit den höchsten Beteiligungsquoten der Einrichtungen verlassen sich nicht auf einen einzigen Kanal oder eine Standardvorlage. Sie entwickeln Kommunikationsstrategien, die darauf zugeschnitten sind, die Einrichtungen dort abzuholen, wo sie stehen.

Mit Transparenz vorangehen

Lieferanten bringen sich engagierter ein, wenn sie nicht nur verstehen, was von ihnen verlangt wird, sondern auch warum, und wenn sie die Möglichkeit haben, eigene Ideen einzubringen.

Transparente Kommunikation bedeutet, zu erläutern, warum Nachhaltigkeitsbewertungen wichtig sind – nicht nur für die Berichtspflichten der Marke, sondern auch für die eigene Leistung der Anlage, die regulatorische Entwicklung der Branche und die Vorschriften in den Regionen, in denen die Anlagen betrieben werden. Es bedeutet, darzulegen, wie die Daten genutzt werden, welche Beschaffungs- oder Partnerschaftsentscheidungen sie beeinflussen können und wie die Ergebnisse zurückgemeldet werden.

Wenn Lieferanten den Zweck einer Anfrage verstehen, wird diese zu einer gemeinsamen Priorität und nicht mehr nur zu einer administrativen Verpflichtung. Ein offener Dialog während des gesamten Bewertungszyklus schafft Vertrauen, was die zukünftige Zusammenarbeit zunehmend erleichtert.

Kommunizieren Sie in den Sprachen, die in Ihren Einrichtungen gesprochen werden

Eine gut formulierte Botschaft ist dennoch wirkungslos, wenn sie für den Leser nicht leicht verständlich ist. Für Marken mit globalen Lieferketten sollte die Übersetzung von Mitteilungen zur Bewertung in die jeweiligen Landessprachen der einzelnen Standorte keine optionale Ergänzung sein. Es handelt sich vielmehr um einen grundlegenden Schritt, um die Kommunikation umsetzbar und einfühlsam zu gestalten. Standorte, die Schwierigkeiten haben, Anweisungen in einer Fremdsprache zu verstehen, benötigen mit größerer Wahrscheinlichkeit Klarstellungen, was zu Verzögerungen bei der Beantwortung oder zur Übermittlung unvollständiger Daten führen kann.

Lokalisierung geht über die reine Übersetzung hinaus. Sie umfasst die Anpassung an den kulturellen Kontext, an Bräuche, betriebliche Standards und regionale gesetzliche Vorschriften. Eine Kommunikationsweise und ein Stil, die in einer Region Anklang finden, können in einer anderen Region ganz anders ankommen. Marken, die in diese Arbeit investieren, signalisieren damit Respekt gegenüber ihren Lieferanten – und das spiegelt sich in den Fertigstellungsquoten wider.

Erstellen Sie maßgeschneiderte Ressourcen für verschiedene Arten von Einrichtungen und Reifegrade

Nicht jede Einrichtung benötigt denselben Grad an Unterstützung. Der Einsatz einer einzigen Ressource für alle Einrichtungen in Ihrem Netzwerk mag auf den ersten Blick effizient erscheinen, führt jedoch häufig dazu, dass neuere Einrichtungen sich überfordert fühlen, während erfahrene Partner Anleitungen erhalten, die sie längst hinter sich gelassen haben.

Leistungsstarke Marken entwickeln abgestufte Ressourcen auf der Grundlage der Merkmale ihrer Standorte:

• Einführungsmaterialien für Einrichtungen, die neu in Ihrem Bewertungsprogramm sind, mit Informationen zum Zweck der Bewertung, zur Navigation auf der Plattform und zu den Anlaufstellen für Hilfe
• Ausführlichere Leitlinien für wiederkehrende Einrichtungen, einschließlich eines Vergleichs der Leistung im Jahresvergleich sowie sektor- oder kategoriespezifischer Verbesserungsprioritäten
• Regions- oder kategoriespezifische Unterstützung die auf die besonderen ökologischen, regulatorischen oder betrieblichen Bedingungen eingeht, die für den Kontext dieser Einrichtung relevant sind

Durch die Abstimmung der Ressourcen auf den jeweiligen Stand und die Bedürfnisse der einzelnen Einrichtungen lässt sich die Dauer der Bewertungen verkürzen und die Qualität der übermittelten Daten verbessern.

Sorgen Sie für eine kontinuierliche Kommunikation vor, während und nach jedem Zyklus

Viele Marken und Einzelhändler begehen den Fehler, zu Beginn eines Bewertungszeitraums besonders intensiv mit ihren Lieferanten zu kommunizieren und danach den Kontakt einzustellen. Die Marken versenden eine erste Ankündigung, reduzieren dann den Kontakt – nur um kurz vor Ablauf der Fristen mit dringenden Erinnerungen nachzufassen.

Dieses Vorgehen erzeugt unnötigen Druck und beeinträchtigt die Qualität der eingereichten Unterlagen. Einrichtungen, die während des gesamten Zyklus regelmäßig von ihren Marken- und Einzelhandelskunden informiert werden, sind in jeder Phase besser vorbereitet, engagierter und schließen die Bewertungen mit größerer Wahrscheinlichkeit fristgerecht ab.

Zu wirksamen Kommunikationsplänen gehören:

• Eine Ankündigung zur Markteinführung, die bereits lange vor Ablauf der Bewertungsfrist den Kontext und die Erwartungen klar darlegt
• Transparenz darüber, wie die Daten genutzt werden, einschließlich der Frage, inwiefern dies den Lieferanten selbst zugutekommt
• Erinnerungen an Meilensteine, die an bestimmte Fristen oder Anforderungen geknüpft sind
• Segmentspezifische Nachbetreuungsmaßnahmen für Einrichtungen, die möglicherweise zusätzliche Unterstützung benötigen
• Einladungen, sich mit dem Markenpartner in Verbindung zu setzen, um Fragen zu den Bewertungen zu stellen
• Fortschrittsberichte, die die Dynamik stärken
• Nachbereitung, in der die Teilnahme gewürdigt und die nächsten Schritte vorgestellt werden

Eine kontinuierliche Kommunikation signalisiert, dass die Einbindung der Lieferanten für die Marke wichtig ist – nicht nur kurz vor dem Abgabetermin, sondern während des gesamten Prozesses.

Nutzen Sie die Kommunikation, um die Partnerschaft mit Ihren Lieferanten zu stärken

Die Art und Weise, wie Marken mit Einrichtungen kommunizieren, prägt die Wahrnehmung dieser Beziehung durch die Lieferanten.

Allgemeine, bedarfsorientierte Kontaktaufnahme vermittelt eine bestimmte Botschaft. Klare, zielgerichtete und transparente Kommunikation – eingebettet in den betrieblichen Kontext und unter Berücksichtigung der Zeit des Lieferanten – vermittelt eine andere. Der zweite Ansatz schafft jene Art von Vertrauen, die die Teilnahme Jahr für Jahr sicherstellt und künftige Bewertungszyklen zunehmend reibungsloser gestaltet.

Der führende britische Einzelhändler Marks & Spencer liefert ein eindrucksvolles Beispiel für die Umsetzung dieses Prinzips in der Praxis. Seit der Einführung des Higg Facility Environmental Module 2018 hat Marks & Spencer sein Programm auf über 90 Prozent seiner Tier-1-Lieferanten und mehr als 500 Tier-2-Lieferanten ausgeweitet. Von zentraler Bedeutung für dieses Wachstum war ein Kommunikations- und Schulungskonzept, das sowohl Präsenz- als auch Online-Optionen für alle teilnehmenden Lieferanten umfasst – so wird sichergestellt, dass die Betriebe Unterstützung in einem Format erhalten, das ihrem betrieblichen Kontext entspricht.

Praktische Schritte zur Verbesserung der Kommunikation in Ihrer Einrichtung

• Überprüfen Sie Ihre derzeitige Kommunikation innerhalb der Einrichtung auf Klarheit, Konkretheit und Transparenz hinsichtlich der Bedeutung der Daten und ihrer Verwendung.
• Übersetzen Sie die Mitteilungen zur Leistungsbewertung in die Muttersprachen der Einrichtungen in Ihrem Netzwerk und prüfen Sie sie nicht nur auf sprachliche Korrektheit, sondern auch auf kulturelle und regionale Relevanz.
• Entwickeln Sie eine mehrstufige Ressourcenbibliothek mit Materialien, die auf die Art der Einrichtung, den Reifegrad und die Region abgestimmt sind.
• Erstellen Sie für jeden Bewertungszyklus einen Kommunikationsplan, der den Kontakt vor, während und nach wichtigen Meilensteinen sicherstellt – anstatt die Kontaktaufnahme auf den Stichtag zu konzentrieren.
• Überprüfen Sie nach jedem Zyklus, welche Kommunikationsmaßnahmen am wirksamsten waren und wo es zu Unklarheiten oder Verzögerungen kam, und nutzen Sie diese Erkenntnisse, um den Ansatz für den nächsten Zyklus zu optimieren.

Lesen Sie weiter, um konkrete Strategien zur Steigerung des Engagements und der Beteiligung von Lieferanten kennenzulernen 

In dieser Reihe werden wir uns eingehender mit den fünf Methoden befassen, mit denen die erfolgreichsten Marken und Einzelhändler durch eine effektive Einbindung ihrer Lieferkettenpartner Ergebnisse erzielen – und ihre Beziehungen zu Lieferanten verbessern. 

1. Erstellen Sie umfassende Anlagenverzeichnisse mit den wichtigsten Kontaktgruppen
2. Legen Sie klare Zeitpläne fest 
3. Schulen Sie Ihre internen Stakeholder
4. Optimieren Sie die Kommunikationsmethoden in Ihrer Einrichtung
5. Strategische Programme zur Leistungssteigerung einrichten

Wenn Sie nicht auf den nächsten Artikel warten möchten, um mehr zu erfahren, laden Sie den vollständigen Leitfaden herunter Maximieren Sie das Lieferantenengagement: 5 bewährte Methoden zur Verbesserung der Primärdatenerhebung in großem Maßstab , in dem wir darlegen, wie führende Marken diese Methoden gemeinsam anwenden, um Jahr für Jahr höhere Teilnahmequoten und bessere Ergebnisse zu erzielen.

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