文章
为何供应商参与至关重要：第五部分
提升设施沟通方式，提高参与度和数据质量
文章要点：
- 透明、诚实的沟通能够建立供应商信任，从而确保其长期参与评估工作
- 使用母语进行沟通有助于建立融洽关系、减少误解，并提升不同设施网络间的互动参与度
- 针对不同类型、规模和成熟度的设施量身定制的资源，有助于提高完成率和数据质量
- 在每个评估周期的前、中、后期保持持续沟通，有助于巩固与供应商的关系
- 针对性强的本地化推广举措，体现了对供应商作为运营合作伙伴的尊重，而非仅仅将其视为合规环节
本文是Worldly“最大化供应商参与度”博客系列的一部分，探讨了品牌和零售商用来加强与供应商关系、改善 原始数据 质量，并利用可持续发展数据推动大规模改进。
即使是那些拥有完整的设施清单、结构清晰的时间表以及协调一致的内部团队的品牌，如果设施沟通内容千篇一律、表述不清或目标不明确，也可能面临评估参与率低的问题。
及时、定期且清晰一致的沟通，是预测供应商参与度的最有力指标之一。沟通的质量与频率同样重要。当沟通内容能反映供应商的实际运营状况、切合其具体背景，并将他们视为共同开展业务努力的合作伙伴时，供应商更愿意完成评估。
为什么沟通质量决定了参与效果
试想一下，供应商在任何一周内会从品牌客户那里收到哪些信息：生产目标、质量要求、发货说明、法规更新，以及如今的可持续发展评估请求——而且往往是来自多个品牌的同时发来的。
当品牌方发出的沟通内容含糊不清、千篇一律或难以理解时，供应商可能会对具体要求感到困惑。而当品牌方以清晰、具体的方式进行沟通，并采用生产基地能够付诸行动的语言和格式时，供应商就更容易完成相关要求。
设施参与率最高的品牌并不依赖单一渠道或标准模板。它们制定的沟通策略旨在根据设施的实际情况量身定制。
以透明度为先
当供应商不仅明白被要求做什么，还理解为何要这样做，并且有机会提出自己的意见时，他们会更积极地参与其中。
透明的沟通意味着要阐明可持续发展评估的重要性——这不仅关乎品牌的报告需求，更涉及设施自身的运营表现、行业的监管趋势，以及设施运营所在地区的法规要求。这意味着要说明数据将如何被使用、可能为哪些采购或合作决策提供依据，以及评估结果将如何反馈。
当供应商理解请求背后的目的时，该请求便会成为双方共同的优先事项，而非单纯的行政义务。在整个评估周期中保持开放的沟通，有助于建立信任，从而使未来的合作日益顺畅。
使用贵机构的本地语言进行沟通
如果信息难以被读者理解，那么即使内容精心撰写，也依然无法发挥作用。对于拥有全球供应链的品牌而言，将评估通知翻译成各生产基地的母语绝非可有可无的补充措施，而是确保沟通既具可操作性又富有同理心的基础步骤。那些难以理解第二语言指示的生产基地，往往更需要进一步澄清，这可能会延迟响应或导致提交不完整的数据。
本地化不仅仅是简单的翻译。它还包括根据文化背景、习俗、运营规范以及地区监管要求进行调整。在某个地区广受好评的沟通方式和风格，在另一个地区可能产生截然不同的效果。投入精力进行本地化的品牌，既体现了对供应商的尊重，也能在项目完成率上看到这种尊重的体现。
针对不同类型的设施及其发展阶段，创建有针对性的资源
并非每家机构都需要同等程度的支持。虽然为网络中的每家机构配备同一资源看似高效，但这往往会让新加入的机构感到力不从心，而经验丰富的合作伙伴却只能获得早已不适用的指导。
表现优异的品牌会根据设施特点制定分级资源方案：
- 入门资料 面向首次加入评估计划的机构提供的入门资料，内容涵盖评估的目的、平台操作指南以及寻求帮助的渠道
- 更深入的指导 针对回归设施的更深入指导，包括同比业绩背景以及各行业或品类的具体改进重点
- 针对特定地区或类别的支持 针对该设施所处环境中的独特环境、监管或运营条件提供支持
根据各设施所处的阶段和需求来配置相应资源，既能缩短评估所需时间，又能提高提交数据的质量。
在每个周期的开始、进行和结束后保持持续沟通
许多品牌和零售商常犯的一个错误是：在评估期伊始与供应商进行密集沟通，之后却销声匿迹。品牌方先发布一份初步通知，随后便减少联系——直到截止日期临近时，才发出紧急提醒。
这种模式会带来不必要的压力，并降低提交材料的质量。那些在整个周期内能持续收到品牌方和零售商客户反馈的机构，在每个阶段都准备得更充分、参与度更高，且更有可能按时完成评估。
有效的沟通计划包括：
- 一份在评估截止日期前很久就明确说明背景和预期的发布公告
- 关于数据将如何被使用的透明度，包括数据将如何使供应商自身受益
- 与特定截止日期或要求相关的里程碑提醒
- 针对可能需要额外支持的机构开展分领域专项跟进
- 邀请您联系品牌合作伙伴，咨询有关评估的问题
- 巩固发展势头的进展更新
- 周期结束后发送的沟通信息，用于感谢参与并预告后续步骤
持续的沟通表明，供应商的参与对品牌至关重要——不仅在截止日期前，而且在整个过程中都是如此。
通过沟通加强与供应商的合作关系
品牌与设施方的沟通方式，决定了供应商如何看待双方的关系。
泛泛而谈、以需求为导向的外联工作传递的是一种信息；而清晰、精准、透明的沟通——结合实际操作背景并尊重供应商的时间——则传递出另一种信息。第二种方法能够建立起一种持久的信任，这种信任不仅能确保供应商年复一年地参与其中，还能使未来的评估周期日益顺畅。
英国领先零售商玛莎百货（Marks & Spencer）为这一原则的实践提供了有力例证。Higg Facility Environmental Module 试行Higg Facility Environmental Module ，玛莎百货已将该计划扩展至覆盖其90%以上的一级供应商和500多家二级供应商。推动这一扩展的核心在于其沟通与培训策略，该策略为所有参与的供应商提供了线下和线上两种选择，确保各设施能够以最适合其运营环境的形式获得支持。
提升设施沟通水平的实用步骤
- 请对贵机构当前的沟通内容进行审查，确保其表述清晰、具体且透明，明确说明数据的重要性及其用途。
- 将评估通知翻译成贵机构网络所覆盖地区的当地语言，并在审阅时不仅要关注语言准确性，还要确保内容符合当地的文化和地域特点。
- 建立一个分级资源库，其中包含根据设施类型、发展阶段和地区量身定制的材料。
- 为每个评估周期制定一份沟通日程表，确保在关键节点之前、期间和之后都保持联系——而不是将沟通工作集中在截止日期前。
- 每个周期结束后，回顾哪些沟通方式最为有效，以及哪些环节出现了混乱或延误，并利用这些发现来优化下一个周期的方案。
继续阅读，了解提升供应商参与度和参与度的切实策略
在本系列中，我们将深入探讨最成功的品牌和零售商通过有效调动供应链合作伙伴，从而取得成效并建立更佳供应商关系的五种方法。
如果您不想等到下一篇文章发布再阅读更多内容，请下载完整指南 最大化供应商参与度：5种经实践验证的大规模优化原始数据收集的方法 文中我们将详细阐述领先品牌如何综合运用这些方法，年复一年地实现更高的参与率和更佳的成果。
