Vì sao việc tương tác với nhà cung cấp lại quan trọng: Phần 5

Nâng cấp phương pháp giao tiếp trong cơ sở của bạn để cải thiện sự tham gia và chất lượng dữ liệu.

Những điểm chính của bài viết: 

• Giao tiếp minh bạch, trung thực xây dựng lòng tin của nhà cung cấp, từ đó duy trì sự tham gia lâu dài vào việc hoàn thành đánh giá.
• Giao tiếp bằng ngôn ngữ bản địa giúp xây dựng mối quan hệ, giảm sự nhầm lẫn và cải thiện sự gắn kết trong các mạng lưới cơ sở vật chất đa dạng.
• Việc cung cấp các nguồn lực được thiết kế riêng cho các loại hình, quy mô và mức độ phát triển khác nhau của cơ sở vật chất giúp cải thiện tỷ lệ hoàn thành và chất lượng dữ liệu.
• Việc duy trì liên lạc thường xuyên trước, trong và sau mỗi chu kỳ đánh giá sẽ củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp.
• Việc tiếp cận khách hàng cục bộ và có mục tiêu cụ thể thể hiện sự tôn trọng đối với nhà cung cấp với tư cách là đối tác vận hành, chứ không phải là các yếu tố tuân thủ.

Bài viết này là một phần trong loạt bài đăng trên blog “Tối đa hóa sự gắn kết với nhà cung cấp” của Worldly , khám phá các chiến lược đã được chứng minh mà các thương hiệu và nhà bán lẻ sử dụng để củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp, cải thiện chất lượng dữ liệu sơ cấp và sử dụng dữ liệu bền vững để thúc đẩy cải tiến trên quy mô lớn.

Ngay cả những thương hiệu có danh sách cơ sở vật chất đầy đủ, lịch trình được cấu trúc tốt và các nhóm nội bộ phối hợp nhịp nhàng cũng có thể gặp phải tỷ lệ tham gia đánh giá thấp khi việc truyền đạt thông tin đến cơ sở vật chất chung chung, không rõ ràng hoặc không nhắm đúng mục tiêu.

Giao tiếp nhất quán, rõ ràng—được thực hiện sớm và thường xuyên—là một trong những yếu tố dự báo mạnh mẽ nhất về sự tham gia của nhà cung cấp. Và chất lượng của việc giao tiếp đó quan trọng không kém gì tần suất. Các nhà cung cấp có nhiều khả năng hoàn thành các đánh giá hơn khi việc tiếp cận phản ánh thực tế hoạt động của họ, phù hợp với bối cảnh cụ thể của họ và coi họ như những đối tác trong nỗ lực kinh doanh chung.

Vì sao chất lượng giao tiếp quyết định kết quả tương tác

Hãy nghĩ xem các nhà cung cấp nhận được những gì từ khách hàng thương hiệu của họ mỗi tuần: chỉ tiêu sản xuất, yêu cầu chất lượng, hướng dẫn vận chuyển, cập nhật quy định, và giờ là yêu cầu đánh giá tính bền vững — thường là từ nhiều thương hiệu cùng một lúc.

Khi các thương hiệu gửi thông tin mơ hồ, chung chung hoặc khó hiểu, nhà cung cấp có thể không biết yêu cầu thực sự là gì. Khi các thương hiệu truyền đạt thông tin rõ ràng, cụ thể, bằng ngôn ngữ và định dạng mà nhà cung cấp có thể hiểu và thực hiện, họ sẽ dễ dàng hoàn thành yêu cầu hơn nhiều. 

Những thương hiệu có tỷ lệ tham gia của các cơ sở cao nhất không chỉ dựa vào một kênh duy nhất hoặc một mẫu chuẩn. Họ xây dựng các chiến lược truyền thông được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của các cơ sở đó tại chính nơi họ đang hoạt động.

Hãy dẫn đầu bằng sự minh bạch

Các nhà cung cấp sẽ tham gia tích cực hơn khi họ hiểu không chỉ những gì họ được yêu cầu làm, mà còn cả lý do tại sao, và khi nào họ có cơ hội đóng góp ý kiến ​​của mình.

Giao tiếp minh bạch có nghĩa là giải thích lý do tại sao các đánh giá bền vững lại quan trọng—không chỉ đối với nhu cầu báo cáo của thương hiệu, mà còn đối với hiệu suất hoạt động của chính cơ sở, lộ trình pháp lý của ngành và các quy định tại các khu vực nơi cơ sở hoạt động. Điều đó có nghĩa là chia sẻ cách dữ liệu sẽ được sử dụng, những quyết định mua hàng hoặc hợp tác nào có thể được đưa ra dựa trên dữ liệu đó, và cách thức truyền đạt kết quả.

Khi nhà cung cấp hiểu được mục đích đằng sau yêu cầu, yêu cầu đó sẽ trở thành ưu tiên chung thay vì chỉ là nghĩa vụ hành chính. Duy trì đối thoại cởi mở trong suốt chu kỳ đánh giá sẽ xây dựng lòng tin, giúp cho việc hợp tác trong tương lai ngày càng dễ dàng hơn.

Giao tiếp bằng ngôn ngữ bản địa của cơ sở bạn.

Một thông điệp được soạn thảo tốt vẫn sẽ không hiệu quả nếu người đọc không dễ hiểu. Đối với các thương hiệu có chuỗi cung ứng toàn cầu, việc dịch các thông tin đánh giá sang ngôn ngữ bản địa của từng cơ sở không nên là một cải tiến tùy chọn. Đó là một bước cơ bản để làm cho việc tiếp cận trở nên thiết thực và thấu cảm. Các cơ sở gặp khó khăn trong việc hiểu hướng dẫn bằng ngôn ngữ thứ hai có nhiều khả năng cần làm rõ, điều này có thể làm chậm phản hồi hoặc dẫn đến việc gửi dữ liệu không đầy đủ.

Việc bản địa hóa không chỉ đơn thuần là dịch thuật trực tiếp. Nó bao gồm việc điều chỉnh cho phù hợp với bối cảnh văn hóa, phong tục, chuẩn mực hoạt động và quy định của từng khu vực. Phong cách giao tiếp hiệu quả ở khu vực này có thể không phù hợp ở khu vực khác. Các thương hiệu đầu tư vào công việc này thể hiện sự tôn trọng đối với nhà cung cấp của họ—và họ thấy điều đó được phản ánh qua tỷ lệ hoàn thành dự án.

Tạo nguồn lực chuyên biệt cho các loại cơ sở và mức độ phát triển khác nhau.

Không phải cơ sở nào cũng cần mức độ hỗ trợ như nhau. Việc sử dụng một nguồn lực duy nhất cho tất cả các cơ sở trong mạng lưới của bạn thoạt nhìn có vẻ hiệu quả, nhưng thường khiến các cơ sở mới thành lập cảm thấy quá tải trong khi các đối tác giàu kinh nghiệm lại nhận được sự hướng dẫn mà họ đã không còn cần đến nữa.

Các thương hiệu hiệu quả cao phát triển các nguồn lực theo cấp bậc dựa trên đặc điểm của cơ sở vật chất:

• Tài liệu giới thiệu dành cho các cơ sở mới tham gia chương trình đánh giá của bạn, bao gồm mục đích của việc đánh giá, cách sử dụng nền tảng và nơi cần hỗ trợ.
• Hướng dẫn chi tiết hơn cho các cơ sở quay trở lại hoạt động, bao gồm bối cảnh hiệu suất so với năm trước và các ưu tiên cải thiện cụ thể theo ngành hoặc hạng mục.
• Hỗ trợ theo khu vực hoặc theo từng loại hình cụ thể , giải quyết các điều kiện môi trường, quy định hoặc vận hành đặc thù phù hợp với bối cảnh của cơ sở đó.

Việc phân bổ nguồn lực phù hợp với giai đoạn và nhu cầu của từng cơ sở sẽ rút ngắn thời gian hoàn thành đánh giá và nâng cao chất lượng dữ liệu được gửi đi.

Duy trì liên lạc thường xuyên trước, trong và sau mỗi chu kỳ.

Nhiều thương hiệu và nhà bán lẻ mắc sai lầm khi liên lạc dồn dập với nhà cung cấp vào đầu giai đoạn đánh giá, rồi sau đó lại im lặng. Các thương hiệu gửi thông báo ban đầu, rồi giảm dần liên lạc—chỉ để rồi gửi những lời nhắc nhở khẩn cấp khi thời hạn đến gần.

Mô hình này tạo ra áp lực không cần thiết và làm giảm chất lượng hồ sơ. Các cơ sở thường xuyên nhận được phản hồi từ khách hàng thương hiệu và nhà bán lẻ trong suốt chu kỳ sẽ chuẩn bị tốt hơn ở mỗi giai đoạn, tham gia tích cực hơn và có nhiều khả năng hoàn thành đánh giá đúng hạn.

Các kế hoạch truyền thông hiệu quả bao gồm:

• Thông báo ra mắt cần nêu rõ bối cảnh và kỳ vọng trước thời hạn đánh giá.
• Tính minh bạch về cách thức sử dụng dữ liệu, bao gồm cả việc dữ liệu đó sẽ mang lại lợi ích như thế nào cho chính các nhà cung cấp.
• Lời nhắc về các mốc quan trọng gắn liền với các thời hạn hoặc yêu cầu cụ thể.
• Theo dõi sát sao từng phân khúc đối với các cơ sở có thể cần hỗ trợ thêm.
• Lời mời kết nối với đối tác thương hiệu để đặt câu hỏi về các bài đánh giá.
• Các bản cập nhật tiến độ củng cố đà phát triển
• Thông báo sau chu kỳ nhằm xác nhận sự tham gia và giới thiệu các bước tiếp theo.

Việc duy trì liên lạc cho thấy sự tham gia của nhà cung cấp rất quan trọng đối với thương hiệu—không chỉ vào thời điểm cuối kỳ mà còn trong suốt toàn bộ quá trình.

Hãy tận dụng việc giao tiếp để củng cố mối quan hệ đối tác với các nhà cung cấp của bạn.

Cách các thương hiệu giao tiếp với các cơ sở sản xuất sẽ định hình cách các nhà cung cấp nhìn nhận mối quan hệ đó.

Việc tiếp cận chung chung, hướng đến nhu cầu chỉ gửi một thông điệp. Việc truyền đạt thông tin rõ ràng, có mục tiêu, minh bạch—được thực hiện trong bối cảnh hoạt động và tôn trọng thời gian của nhà cung cấp—lại gửi một thông điệp khác. Cách tiếp cận thứ hai xây dựng loại niềm tin giúp duy trì sự tham gia năm này qua năm khác và làm cho các chu kỳ đánh giá trong tương lai ngày càng suôn sẻ hơn.

Nhà bán lẻ hàng đầu của Anh, Marks & Spencer, là một ví dụ điển hình cho việc áp dụng nguyên tắc này. Kể từ khi thí điểm... Higg Facility Environmental Module Năm 2018, Marks & Spencer đã mở rộng chương trình của mình để bao gồm hơn 90% nhà cung cấp cấp 1 và hơn 500 nhà cung cấp cấp 2. Yếu tố then chốt cho sự tăng trưởng đó là phương pháp truyền thông và đào tạo bao gồm cả hình thức trực tiếp và trực tuyến dành cho tất cả các nhà cung cấp tham gia—đảm bảo rằng các cơ sở nhận được sự hỗ trợ theo hình thức phù hợp với bối cảnh hoạt động của họ.

Các bước thiết thực để nâng cao khả năng giao tiếp trong cơ sở của bạn

• Kiểm tra lại hệ thống truyền thông hiện tại của cơ sở để đảm bảo tính rõ ràng, cụ thể và minh bạch về tầm quan trọng của dữ liệu và cách thức sử dụng dữ liệu đó.
• Dịch các thông báo đánh giá sang ngôn ngữ bản địa của mạng lưới cơ sở của bạn và xem xét tính phù hợp về văn hóa và khu vực, chứ không chỉ độ chính xác về ngôn ngữ.
• Xây dựng thư viện tài liệu phân cấp với các tài liệu phù hợp với loại hình cơ sở, mức độ trưởng thành và khu vực.
• Hãy xây dựng lịch trình liên lạc cho mỗi chu kỳ đánh giá để duy trì liên lạc trước, trong và sau các mốc quan trọng, thay vì chỉ tập trung liên lạc vào thời điểm hạn chót.
• Sau mỗi chu kỳ, hãy xem xét những hình thức truyền thông nào hiệu quả nhất và những điểm nào gây nhầm lẫn hoặc chậm trễ, rồi sử dụng những phát hiện đó để hoàn thiện phương pháp tiếp cận của chu kỳ tiếp theo.

Hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu các chiến lược thực tế nhằm tăng cường sự tham gia và gắn kết của nhà cung cấp. 

Trong loạt bài này, chúng ta sẽ đi sâu hơn vào năm cách mà các thương hiệu và nhà bán lẻ thành công nhất đạt được kết quả—và xây dựng mối quan hệ tốt hơn với nhà cung cấp—thông qua việc tương tác hiệu quả với các đối tác trong chuỗi cung ứng của họ. 

1. Xây dựng danh sách cơ sở vật chất toàn diện với các phân khúc liên hệ chính.
2. Thiết lập thời hạn rõ ràng 
3. Đào tạo các bên liên quan nội bộ của bạn
4. Nâng cấp phương thức liên lạc trong cơ sở của bạn
5. Thiết lập các chương trình cải thiện hiệu suất chiến lược

Nếu bạn không muốn chờ đến bài viết tiếp theo để đọc thêm, hãy tải xuống hướng dẫn đầy đủ " Tối đa hóa sự tham gia của nhà cung cấp: 5 cách đã được chứng minh để cải thiện việc thu thập dữ liệu sơ cấp trên quy mô lớn", trong đó chúng tôi trình bày cách các thương hiệu hàng đầu áp dụng những phương pháp này để đạt được tỷ lệ tham gia cao hơn và kết quả tốt hơn năm này qua năm khác.

Tải xuống hướng dẫn ngay bây giờ