Warum die Einbindung von Lieferanten wichtig ist: Teil 4

Schulen Sie Ihre internen Stakeholder, um die Beteiligung der Lieferanten zu fördern

Die wichtigsten Punkte des Artikels: 

• Interne Teams, die die Prioritäten im Bereich Nachhaltigkeit verstehen, sind effektivere Fürsprecher und Partner für die Lieferanten
• Einkäufer, Beschaffungsbeauftragte und regionale Teams können die Teilnahmequote der Lieferanten direkt beeinflussen, indem sie Bewertungsanfragen mit geschäftlichen Vorteilen für die Lieferanten verknüpfen
• Eine einheitliche Kommunikation über alle internen Kontaktpunkte hinweg verbessert das Lieferanten-Erlebnis
• Klare Erwartungen helfen den internen Teams, Fragen von Lieferanten souverän zu beantworten

Dieser Artikel ist Teil der Blogreihe „Maximize Supplier Engagement“ Worldly, in der bewährte Strategien vorgestellt werden, mit denen Marken und Einzelhändler ihre Beziehungen zu Lieferanten stärken und Primärdaten und Nachhaltigkeitsdaten nutzen, um Verbesserungen in großem Maßstab voranzutreiben. 

Wenn Marken über die Einbindung von Lieferanten nachdenken, richten sie ihren Blick oft nach außen – auf die Lieferanten selbst. Doch einer der zuverlässigsten Indikatoren für starke Beziehungen zwischen Marke und Lieferanten ist das, was intern innerhalb einer Marke geschieht, noch bevor auch nur eine einzige Kontaktaufnahme an die Partner in der Lieferkette gesendet wird.

Beschaffungsteams, Einkaufsteams und regionale Geschäftsbereiche stehen in ständigem Austausch mit Lieferanten. Wenn diese Teams hinsichtlich der Nachhaltigkeitserwartungen auf einer Linie sind und diese wertschätzen, steigt die Beteiligung der Lieferanten. Fehlt diese Abstimmung, verlangsamen widersprüchliche Signale den gesamten Prozess.

Warum sich die interne Abstimmung direkt auf die Lieferantenbeziehungen auswirkt

Ihr Nachhaltigkeitsteam kann die Einbindung der Lieferanten nicht alleine vorantreiben.

Lieferanten orientieren sich an ihren täglichen Ansprechpartnern: den Einkäufern, die Bestellungen aufgeben, den Vertretern, die die Beziehungen pflegen, und den regionalen Verantwortlichen, die die Anforderungen kommunizieren. Wenn diese Ansprechpartner Nachhaltigkeitsbewertungen als weniger wichtig einstufen – oder grundlegende Fragen dazu nicht beantworten können, warum Daten zu sozialen und ökologischen Auswirkungen von Bedeutung sind –, sehen Lieferanten die Erfassung von Lieferkettendaten möglicherweise nicht als Priorität für ihre Marke an.

Wenn die Erwartungen hinsichtlich Nachhaltigkeit von den Beschaffungs-, Einkaufs- und Vertriebsteams einer Marke gleichermaßen kommuniziert werden, ist die Wahrscheinlichkeit weitaus größer, dass Lieferanten sich engagieren und der Durchführung von Wirkungsanalysen Priorität einräumen. Die erfolgreichsten Marken betrachten die interne Abstimmung als Voraussetzung für das externe Engagement und nicht als Nebensache.

Wer sollte in Ihre Strategie zur Mitarbeiterbindung einbezogen werden?

Zu den einflussreichsten Akteuren, die die Beteiligung von Lieferanten vorantreiben, gehören in der Regel:

• Einkäufer und Beschaffungsteams
• Vertriebs- und Vertriebsteams
• Beschaffungsagenten und Vermittler
• Regionale Geschäftseinheiten

Diese Teams können Gespräche mit Produktionspartnern über die Bedeutung der Durchführung soziale und ökologische Bewertungen—und sie können Fragen beantworten, die Lieferanten andernfalls weiterleiten oder ungelöst lassen müssten.

Lisa Ly, Senior Sustainability Manager bei Dunelm, beschreibt es so: „Wir haben festgestellt, dass die Einbindung unserer Vertriebsteams in Nachhaltigkeitsgespräche mit Lieferanten entscheidend für unseren Erfolg war. Dadurch konnten unsere Lieferantenpartner besser verstehen, dass Nachhaltigkeit ein zentraler Bestandteil unserer Geschäftsstrategie und ein wesentlicher Aspekt der Zusammenarbeit mit Dunelm ist.“

Fünf Dinge, die interne Teams benötigen, um sich wirksam für einen verantwortungsvollen Lieferkettenbetrieb einzusetzen

Die Einbindung interner Stakeholder bedeutet mehr als nur das Versenden einer informativen E-Mail zu Beginn des Bewertungszyklus. Leistungsstarke Marken stellen ihren Teams Folgendes zur Verfügung:

Ein Multi-Touch-Kommunikationsansatz. Interne Teams sollten erkennen, wie wichtig es ist, den Kontakt zu Lieferanten über mehrere Kontaktpunkte hinweg aufrechtzuerhalten – und nicht nur durch einen einzigen E-Mail-Versand. Wenn sichergestellt wird, dass Einkäufer, Vertreter und regionale Ansprechpartner bereit sind, sich an der Kundenansprache zu beteiligen, wird das Engagement insgesamt gestärkt.

Gebrauchsfertige Kommunikationsvorlagen. Wenn Teams über vorab genehmigte Vorlagen und direkte Links zu Schulungs- und Support-Ressourcen verfügen, können sie Lieferanten schnell und einheitlich einbinden. Durch die Reduzierung von Reibungsverlusten im Prozess wird die erfolgreiche Umsetzung wesentlich wahrscheinlicher.

Maßgeschneiderte Botschaften für jede Interessengruppe. Nicht jedes interne Team interagiert auf die gleiche Weise mit Lieferanten. Passen Sie die Botschaft für jede Gruppe individuell an und erklären Sie klar und deutlich, warum Primärdaten wichtig sind – für die Marke, für die Lieferanten und für die Branche insgesamt.

Ein klares Verständnis der Erwartungen an die Daten. Interne Teams beantworten Fragen von Lieferanten. Wenn Sie Ihren Kollegen ein genaues Verständnis davon vermitteln, welche Daten erfasst werden, wie sie verwendet werden und wo Lieferanten Hilfe erhalten können, sind Ihre Teammitglieder in der Lage, sicher und präzise zu antworten. 

Einheitliche Anforderungen und Fristen. Unabhängig davon, ob eine Bewertung obligatorisch ist oder empfohlen wird, sollte jeder interne Kontaktpunkt dieselbe Botschaft vermitteln. Uneinheitliche Kommunikation – wenn ein Team Dringlichkeit signalisiert und ein anderes Flexibilität – sorgt für Verwirrung.

Einheitliche Vorgehensweisen in allen Teams verringern Reibungsverluste bei den Lieferanten

Eine der häufigsten Ursachen für das Scheitern von Kooperationen tritt auf, wenn interne Markenteams widersprüchliche Signale an Lieferanten senden. Ein Lieferant hört von einem Ansprechpartner, dass eine Bewertung erforderlich ist; ein anderer deutet an, dass sie optional ist. Ein Ansprechpartner nennt eine Frist, ein anderer erwähnt sie mit keinem Wort. Diese Inkonsistenz frustriert nicht nur die Lieferanten. Sie untergräbt die Glaubwürdigkeit Ihres gesamten Programms. Marken, die vor Beginn der Kontaktaufnahme in interne Schulungen und Vorbereitungen investieren, können solche Reibungsverluste vermeiden. Die Lieferanten erhalten eine einheitliche, klare Botschaft – und reagieren entsprechend.

Eine interne Abstimmung kommt sowohl den Marken als auch den Lieferanten zugute

Wenn interne Teams aufeinander abgestimmt sind, profitieren Lieferanten von einem reibungsloseren und respektvolleren Kooperationsprozess. Sie erhalten einheitliche Informationen und klare Vorgaben und haben die Möglichkeit, mit den Markenpartnern in Kontakt zu treten und Fragen zu stellen. Diese Klarheit verkürzt die Bearbeitungszeiten und verbessert die Datenqualität.

Marken profitieren ebenfalls von direkten operativen Vorteilen: weniger Eskalationen, mehr fristgerechte Einreichungen, engere Beziehungen zu Lieferanten und ein höheres Vertrauen in die Primärdaten auf Betriebsebene, die als Grundlage für das Berichtswesen und Entscheidungen zu Risiken in der Lieferkette dienen.

Praktische Schritte zur Abstimmung Ihrer internen Teams

• Ermitteln Sie, welche internen Teams direkte Beziehungen zu Lieferanten unterhalten, und beziehen Sie diese in die Planung der Lieferkettenbewertungen ein.
• Entwickeln Sie zielgruppenspezifische Schulungsunterlagen, in denen erläutert wird, warum Primärdaten wichtig sind und welche Rolle jedes Team bei deren Erhebung spielt.
• Stellen Sie gebrauchsfertige Vorlagen sowie Links zu Schulungs- und Support-Ressourcen bereit, damit die Teams sofort loslegen können, ohne Materialien von Grund auf neu erstellen zu müssen.
• Klären Sie die Anforderungen an die Bewertung – einschließlich der Frage, ob die Teilnahme verpflichtend ist – und stellen Sie sicher, dass an jedem internen Kontaktpunkt dieselbe Botschaft vermittelt wird.
• Vereinbaren Sie vor jeder Bewertungsphase ein Abstimmungsgespräch, um Zeitpläne, Erwartungen und die Kommunikation zwischen den Teams aufeinander abzustimmen.

Die interne Abstimmung ist kein einmaliges Projekt. Es handelt sich um eine fortlaufende Praxis, die sich von Jahr zu Jahr festigt, da sich die Teams mit dem Prozess vertraut machen und die Lieferanten Vertrauen in das Programm gewinnen.

Lesen Sie weiter, um konkrete Strategien zur Steigerung des Engagements und der Beteiligung von Lieferanten kennenzulernen 

In dieser Reihe werden wir uns eingehender mit den fünf Methoden befassen, mit denen die erfolgreichsten Marken und Einzelhändler durch eine effektive Einbindung ihrer Lieferkettenpartner Ergebnisse erzielen – und ihre Beziehungen zu Lieferanten verbessern. 

1. Erstellen Sie umfassende Anlagenverzeichnisse mit den wichtigsten Kontaktgruppen
2. Legen Sie klare Zeitpläne fest 
3. Schulen Sie Ihre internen Stakeholder
4. Optimieren Sie die Kommunikationsmethoden in Ihrer Einrichtung
5. Strategische Programme zur Leistungssteigerung einrichten

Wenn Sie nicht auf den nächsten Artikel warten möchten, um mehr zu erfahren, laden Sie den vollständigen Leitfaden herunter Maximieren Sie das Lieferantenengagement: 5 bewährte Methoden zur Verbesserung der Primärdatenerhebung in großem Maßstab , in dem wir darlegen, wie führende Marken diese Methoden gemeinsam anwenden, um Jahr für Jahr höhere Teilnahmequoten und bessere Ergebnisse zu erzielen.

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